Documentație · ContAbil CRM

Ghidul aplicației

Cum adăugați clienți, cum treceți dosarul lunar dintr-o stare în alta, la ce servește fiecare buton și ce trebuie completat ca să apară.

Actualizat 13 august 2026

Cum e organizată aplicația

Patru locuri, și fiecare hrănește pe următorul.

Unde	Ce țineți acolo
Clients	Firmele pe care le țineți. Datele fiscale, planul de abonament, stadiul relației.
Monthly Dossiers	Câte un dosar pe client și pe lună. Aici se adună documentele și aici se închide luna.
Fee Invoices	Facturile dumneavoastră de onorariu. Se pregătesc singure din dosar.
Setări Site	Site-ul public al cabinetului.

Clienții dumneavoastră nu intră niciodată aici. Ei încarcă documente în portal, de pe telefon, iar ce încarcă apare în dosarul lunii.

Legătura cu portalul

O facem noi înainte să primiți aplicația. Dacă lista de documente dintr-o fișă de client nu se încarcă niciodată, nu este ceva ce puteți repara din Setup — scrieți-ne.

Cele două feluri de butoane

Merită citit înainte de orice altceva: arată la fel, se comportă complet diferit, și aproape orice nedumerire pornește de la confundarea lor.

	Tranziții	Butoane de acțiune
Unde	În capul fișei, sub Current State	Dreapta sus, lângă Edit — unele sub săgeată
Ce fac	Mută fișa dintr-o stare în alta	Execută o operațiune și răspund pe ecran
Pot cere	Câmpuri completate înainte să vă lase să treceți	O anumită stare a fișei
Când nu se poate	Nu apar deloc	Apar, dar refuză și vă spun de ce
Exemple	Activate, Suspend, Confirm review, Mark filed	ReDraft, Emite Factura, Storneaza

Regula care le acoperă pe amândouă

Un buton de tranziție care lipsește înseamnă o condiție neîndeplinită. Un buton de acțiune care refuză vă spune exact ce lipsește. Niciunul dintre cele două nu este o defecțiune.

1Clienții

1.1Adăugați firma

Clients → Create Client. Nu trebuie completat tot din prima; contează patru lucruri, restul se pot adăuga pe parcurs.

Câmp	De știut
Legal Name	Denumirea din Registrul Comerțului.
CUI	Doar cifre, fără RO. Aplicația adaugă singură prefixul acolo unde e nevoie.
Legal Form	SRL, SA, PFA, II, IF, ONG sau Alta. Din ea decurge cine ce depune.
Contact Email	Aici pleacă linkul de acces în portal. Fără el, clientul nu poate încărca nimic.

RO nu se scrie în CUI

RO nu face parte din CUI — este prefixul codului de TVA, și există doar când firma e plătitoare. Scrieți 18456729, nu RO18456729.

Prefixul se pune singur pe factură, după VAT Status.

1.2Completați adresa de facturare

Billing Street, Billing City, Billing County, Billing Zip. Pentru București, sectorul se trece la Billing County.

Fără adresă nu se poate emite factură

Nu este un câmp de completat „când aveți timp”: furnizorul de facturare cere adresa și orașul ca să creeze clientul, deci prima factură către firma aceasta va eșua fără ele.

1.3Puneți planul de abonament

Retainer Amount (abonamentul lunar), Included Document Count (câte documente intră în el), Overage Rate (cât costă fiecare document peste) și Payment Term Days (în câte zile se plătește factura).

Din ele se calculează singură factura lunară: abonamentul, plus documentele peste plafon înmulțite cu tariful.

1.4Activați clientul

Un client nou pornește în starea Onboarding. Ca să treacă în Active, apăsați butonul albastru din capul fișei.

Capul unei fișe de client, cu starea curentă și butoanele de tranziție — Current State și butoanele oferite în starea aceea

Buton	Din → în	Apare numai dacă
Activate	Onboarding → Active	CUI completat și Aml Cdd Status = Complet
Activate — CDD override	Onboarding → Active	CUI completat și Aml Cdd Status = In curs
Suspend	Active → Suspended	—
Reactivate	Suspended → Active	—
Offboard	Active → Offboarded	—
Offboard suspended	Suspended → Offboarded	—

La încheierea colaborării

Offboard completează singur Aml Retention Until cu data de peste cinci ani. Aceea este perioada în care legea vă cere să păstrați dosarul de cunoaștere a clientului.

Când butonul de activare nu apare

Cu Aml Cdd Status pe Neinceput nu apare niciunul

Nici Activate, nici Activate — CDD override. Nu este o defecțiune: cunoașterea clientului trebuie cel puțin începută înainte să lucrați pentru el.

Treceți statusul pe In curs și butonul de override apare imediat.

Nu apare	Completați
Activate	Aml Cdd Status = Complet, și CUI completat
Activate — CDD override	Aml Cdd Status = In curs, și CUI completat
Niciunul dintre ele	CUI este gol, sau Aml Cdd Status a rămas pe Neinceput

Ce trebuie completat pe fișa clientului

Nu tot ce e necesar e marcat ca obligatoriu: multe câmpuri devin necesare abia când încercați să faceți un anumit lucru.

Ca să puteți	Trebuie completat
Activa clientul	CUI · Aml Cdd Status pe Complet sau In curs
Trimite linkul de portal clientului	Contact Email
Emite prima factură către firma aceasta	Billing Street · Billing City · Billing County
Calcula singură factura lunară	Retainer Amount · Included Document Count · Overage Rate

2Dosarul lunar

Câte un dosar pe client și pe lună. Documentele încărcate de client apar în el pe măsură ce sosesc, iar Document Count și Last Arrival At se completează singure.

2.1Cele patru stări, în ordine

Buton	Din → în	Cere	Completează
Client declared complete	Open → Client declared	—	Declaration At
Confirm review	Client declared → Accountant confirmed	Confirmed By, obligatoriu	Confirmed At
Mark filed	Accountant confirmed → Filed	Declaration At și Confirmed At completate	Filed At
Reopen	Client declared → Open	—	—

Cele patru câmpuri stau grupate pe fișă în secțiunea Gate. Ele sunt urma a ce s-a întâmplat și cine a răspuns de fiecare pas.

Nu schimbați Status direct din câmp

Dacă puneți starea de mână în loc să apăsați butonul, câmpurile din Gate rămân goale — iar butonul următor, care le verifică, nu va mai apărea niciodată. Dosarul rămâne blocat acolo.

2.2Confirmarea este a dumneavoastră

Confirm review vă cere Confirmed By înainte să vă lase să treceți. Nu este birocrație: este singurul loc care reține cine din cabinet a spus că luna e completă.

Datele se rețin la nivel de zi

Declaration At, Confirmed At și Filed At sunt date, nu ore. Un dosar declarat, confirmat și depus în aceeași zi poartă trei date identice.

Când un buton nu apare pe dosar

Așa arată o fișă la care aplicația nu oferă nicio tranziție:

O fișă fără nicio tranziție disponibilă — „No next Action(s) available” — nu e o eroare, e o condiție neîndeplinită

Răspunsul este aproape mereu cu câteva rânduri mai jos, în secțiunea Gate:

Secțiunea Gate, cu Declaration At necompletat — Declaration At este gol, deci Mark filed nu are ce să verifice

Dosarul de mai sus este în Accountant confirmed, dar Declaration At a rămas gol — s-a sărit peste primul buton, punând starea direct din câmp. Mark filed cere amândouă datele completate, deci nu se mai arată.

Nu apare	De ce, și ce faceți
Client declared complete	Dosarul nu mai e în Open. A trecut deja mai departe.
Confirm review	Dosarul nu e în Client declared. Apăsați întâi Client declared complete.
Mark filed	Declaration At sau Confirmed At e gol, în secțiunea Gate.

Ce trebuie completat pe dosar

Ca să puteți	Trebuie completat
Confirma dosarul	Confirmed By — vi-l cere chiar butonul
Marca dosarul ca depus	Declaration At și Confirmed At — se pun singure dacă folosiți butoanele în ordine

3Facturile de onorariu

3.1Ciorna vine singură

La câteva secunde după Confirm review pe dosar, în Fee Invoices apare o factură în stare Draft, cu două linii deja calculate: abonamentul și documentele peste plafon.

3.2Adăugați ce mai aveți de facturat

Deschideți factura, apăsați Edit și adăugați rânduri în secțiunea Servicii Facturate. Rânduri noi se pot adăuga doar din Edit, nu din vizualizarea normală.

Alegeți Service și Catalog Price se completează pe loc. Unitatea și cota de TVA vin tot din serviciu, dar apar abia după ReDraft.

3.3ReDraft completează prețurile

Butoanele facturii nu stau la vedere ca tranzițiile: sunt sub săgeata de lângă ultimul buton, în dreapta sus.

Meniul de butoane al unei facturi, deschis — ReDraft, Emite Factura și Storneaza

ReDraft ia prețul, unitatea și cota de TVA din fișa serviciului și le copiază în liniile care le au goale. Răspunde pe ecran și grila se reumple.

Completează doar golurile

Un preț scris de dumneavoastră rămâne neatins. De aceea o reducere trecută cu minus — să zicem −110 — supraviețuiește oricâte apăsări pe ReDraft.

Pe o factură deja emisă refuză

Și trebuie să refuze: liniile ei sunt ce s-a facturat și nu se mai schimbă.

3.4Emiteți

Emite Factura trimite factura la furnizorul de facturare și de acolo în SPV. Răspunde pe ecran cu numărul și totalul.

Două lucruri o opresc, și e bine că o opresc

Merge doar cu Status = Validat. Atât timp cât e Draft, nu emite nimic — validarea este dumneavoastră spunând că cifrele sunt bune.

Și refuză dacă vreo linie a rămas fără preț, spunând care linie. Apăsați ReDraft și se completează din catalog. Fără oprirea asta, linia ar pleca pe factură cu zero.

Apăsat de două ori

A doua apăsare nu emite o a doua factură. Vă răspunde cu numărul celei deja emise.

3.5Dacă trebuie corectată

Storneaza pregătește factura de stornare, cu toate liniile negate, și se oprește acolo. O verificați, o modificați dacă stornați doar o parte, și o emiteți cu același Emite Factura.

O factură deja stornată nu se mai poate storna a doua oară.

De ce stornare și nu anulare

O factură ajunsă la client nu se anulează, se corectează printr-o stornare. De aceea butonul face ce face.

Când un buton refuză, și ce trebuie completat

Butoanele facturii apar întotdeauna. Spre deosebire de tranziții, ele vă răspund pe ecran când nu se poate.

Vă spune	Ce faceți
Că o linie nu are preț, și care	Apăsați ReDraft, apoi emiteți din nou
Că factura a fost deja emisă, cu numărul ei	Nimic. Nu se emite a doua oară, și e bine așa.
Că liniile nu se mai schimbă	Factura e deja emisă. Dacă trebuie corectată, folosiți Storneaza.
Că factura are deja o stornare	Nu se stornează de două ori.

Ca să puteți	Trebuie completat
Emite factura	Status = Validat · fiecare linie cu preț
Emite prima factură către o firmă	Adresa de facturare a clientului (pasul 1.2)

4Site-ul cabinetului

Din fila Setări Site. Nu aveți nimic de instalat.

4.1Alegeți adresa

Disponibilitatea se verifică pe măsură ce tastați.

Nu se mai poate schimba după publicare

Este adresa pe care clienții o vor salva la favorite și o veți trece pe cărți de vizită. După publicare, schimbarea rupe toate linkurile salvate.

4.2Completați, previzualizați, publicați

Culoarea aleasă dă tonul întregului site, iar previzualizarea de sub selector arată exact rezultatul. Previzualizează vă arată site-ul înainte să fie public.

Așa trebuie să arate

După Publică, deschideți adresa într-o filă nouă și vedeți numele și datele cabinetului dumneavoastră.

Salvare și publicare sunt lucruri diferite

Salvează păstrează modificările ca ciornă; site-ul nu se schimbă, iar bara de jos scrie „Aveți modificări nepublicate”.

Ce trebuie completat ca să puteți publica

Butonul Publică rămâne inactiv până sunt completate. Nu e o toană: un site de firmă din România care nu își afișează datele de identificare nu este conform.

Câmp	De ce
Denumirea cabinetului	Apare în antet și în subsol
CUI și numărul din Registrul Comerțului	Obligatorii pe site-ul unei firme
Email și telefon	Apar în subsol și pe pagina de contact
Adresa cabinetului	Apare în subsol

5Proba de email

Cereți un link de acces către o căsuță reală, la care aveți acces. Este singurul lucru care nu se poate verifica pe ecran — iar dacă emailul nu ajunge, clienții nu pot încărca nimic.

Așa trebuie să arate

Ajunge în Inbox în câteva secunde. Nu în Promoții, nu în Spam.

Încercați pe mai multe feluri de căsuțe

Gmail, Outlook și serverul de mail al unei firme se comportă diferit, iar clienții dumneavoastră le folosesc pe toate.

Emailul pleacă din Zoho-ul dumneavoastră, de la adresa dumneavoastră, și consumă din cota dumneavoastră zilnică de mesaje.

Pentru orice pas care nu se comportă cum scrie aici, scrieți-ne.