e-Factura și SPV: ghid practic

Pentru emitentul facturii, persoană impozabilă stabilită în România, care nu respectă art. 10 alin. (1) din O.U.G. nr. 120/2021, și pentru destinatarul, persoană impozabilă stabilită în România, care primește și înregistrează o factură B2B emisă de operatori economici stabiliți în România fără respectarea art. 10 alin. (1), amenda este de 15% din valoarea totală a facturii.

• Stabiliți dacă sunteți în poziția de emitent (lit. a) sau de destinatar (lit. b).
• Înainte de înregistrare, verificați dacă factura B2B primită de la un furnizor stabilit în România respectă art. 10 alin. (1) din O.U.G. nr. 120/2021.
• Estimați expunerea aplicând 15% la valoarea totală a fiecărei facturi în cauză, în sensul art. 13^2 alin. (2) din O.U.G. nr. 120/2021.

Începând cu 1 ianuarie 2026, termenul-limită este de 5 zile lucrătoare de la emitere, dar nu mai mult de 5 zile lucrătoare de la data-limită de emitere a facturii. Zilele se numără după regulile Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 1182/71.

• Notați data emiterii facturii.
• Stabiliți data-limită de emitere a facturii potrivit art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015.
• Numărați 5 zile lucrătoare de la fiecare dintre cele două date, după regulile Regulamentului nr. 1182/71.
• Transmiteți factura până la data care se împlinește prima dintre cele două.

Termenul nu curge doar de la data emiterii. Cele 5 zile lucrătoare se socotesc și de la data-limită de emitere a facturii, iar dintre cele două se aplică termenul care expiră primul. O factură emisă târziu are deci, în practică, mai puțin timp pentru transmitere.

Exemplu ilustrativ: o societate plătitoare de TVA are, ipotetic, ca dată-limită de emitere luni, 2 martie 2026, dar emite factura abia vineri, 6 martie 2026.

• Socotit de la data-limită de emitere (2 martie), cu zilele lucrătoare numărate începând cu ziua următoare: 3, 4, 5, 6 și 9 martie, deci termenul este 9 martie.
• Socotit de la emitere (6 martie): 9, 10, 11, 12 și 13 martie, deci termenul ar fi 13 martie.
• Se aplică data care expiră prima: 9 martie 2026.

• Ce faceți concret:
• Stabiliți întâi data-limită de emitere a facturii, potrivit art. 319 alin. (16) din Codul fiscal.
• Calculați 5 zile lucrătoare de la acea dată și 5 zile lucrătoare de la data emiterii.
• Transmiteți factura până la data care expiră prima.
• Dacă factura a fost emisă la peste 5 zile lucrătoare după data-limită de emitere, termenul de transmitere este deja depășit în ziua emiterii. Transmiteți factura imediat.

Fapta de netransmitere la termen se raportează la luna calendaristică în care cade termenul-limită de transmitere al facturilor, nu la luna în care au fost emise. Textul legii vizează una sau mai multe facturi al căror termen intervine în aceeași lună.

Exemplu ilustrativ: o societate plătitoare de TVA emite o factură luni, 26 ianuarie 2026, iar, ipotetic, plafonul calculat de la data-limită de emitere nu expiră mai devreme.

• Zilele lucrătoare numărate începând cu ziua următoare emiterii: 27, 28, 29 și 30 ianuarie, apoi 2 februarie.
• Termenul-limită de transmitere este 2 februarie 2026, deci factura intră în grupul facturilor cu termen în februarie, deși a fost emisă în ianuarie.

• Ce faceți concret:
• Țineți o evidență a facturilor emise, cu data emiterii și termenul-limită calculat pentru fiecare.
• Grupați întârzierile după luna în care cade termenul, nu după luna emiterii.
• Transmiteți fără amânare facturile rămase netransmise.

Termenul de transmitere în RO e-Factura privește emitentul facturii, persoană impozabilă stabilită în România. Pentru destinatar, legea prevede o faptă distinctă: primirea și înregistrarea unei facturi B2B emise de un operator economic stabilit în România fără respectarea art. 10 alin. (1) din O.U.G. nr. 120/2021.

• Ce faceți concret:
• Dacă emiteți facturi: transmiteți-le în sistem până la termenul-limită, calculat în zile lucrătoare.
• Dacă un birou de contabilitate transmite pentru firmă, rețineți că litera c) din art. 13^2 alin. (1) îl vizează tot pe emitentul facturii. Stabiliți clar cine face transmiterea și până când.
• Dacă primiți facturi B2B de la un furnizor stabilit în România: verificați, înainte de înregistrare, că au fost emise cu respectarea art. 10 alin. (1) din O.U.G. nr. 120/2021.

Nu înregistrați factura până nu verificați că este emisă cu respectarea art. 10 alin. (1) din O.U.G. nr. 120/2021. Primirea și înregistrarea unei facturi B2B de la un furnizor stabilit în România, emise fără respectarea acestor prevederi, este contravenție pentru destinatar.

Exemplu ilustrativ: un SRL plătitor de TVA primește pe email, de la un furnizor stabilit în România, o factură de servicii cu valoarea totală de 11.900 lei.

• Valoarea totală a facturii: 11.900 lei.
• Amenda posibilă pentru destinatar: 11.900 x 15% = 1.785 lei.

• Ce faceți concret:
• Verificați dacă factura există în sistemul național RO e-Factura înainte de înregistrarea în contabilitate.
• Dacă nu o găsiți, cereți furnizorului lămuriri privind respectarea art. 10 alin. (1) din O.U.G. nr. 120/2021 și amânați înregistrarea până clarificați situația.
• Păstrați corespondența cu furnizorul ca dovadă a demersului făcut.

Da. Legea numește expres organele de executare silită, inclusiv executorii judecătorești și Agenția Națională de Administrare a Bunurilor Indisponibilizate. Acestea sunt sancționate contravențional pentru nerespectarea art. 10 alin. (1) și, începând cu 1 iulie 2025, a art. 10^1 alin. (2) din O.U.G. nr. 120/2021.

• Ce faceți concret:
• Ca organ de executare silită, respectați art. 10 alin. (1) din O.U.G. nr. 120/2021, menționat expres pentru organele de executare silită.
• Începând cu 1 iulie 2025, verificați și obligațiile din art. 10^1 alin. (2).
• Ca debitor sau cumpărător într-o procedură de executare, cereți ca factura să fie emisă cu respectarea art. 10 alin. (1) din O.U.G. nr. 120/2021.

Nu în temeiul art. 13^2 alin. (1) lit. b) din O.U.G. nr. 120/2021, dacă furnizorul nu este stabilit în România. Contravenția destinatarului privește numai facturile emise de operatori economici stabiliți în România, în relația B2B.

• Ce faceți concret:
• Verificați dacă emitentul facturii este un operator economic stabilit în România; nu vă bazați doar pe adresa din antetul facturii.
• Dacă factura este emisă de o entitate stabilită în România, tratați-o ca factură B2B internă și verificați existența ei în sistemul RO e-Factura.
• Dacă furnizorul nu este stabilit în România, fapta de la art. 13^2 alin. (1) lit. b) nu se aplică; tratamentul TVA al operațiunii se stabilește separat.

Amenda este de la 6.000 lei la 8.000 lei pentru persoanele juridice care nu sunt contribuabili mijlocii sau mari și pentru persoanele fizice. Pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii și mari, amenda este de la 25.000 lei la 27.000 lei. Obligația o au și persoanele care au sau au avut raporturi economice ori juridice cu contribuabilul.

• Ce faceți concret:
• Citiți cu atenție solicitarea și rețineți locul indicat de organul fiscal pentru prezentarea documentelor.
• Pregătiți facturile emise și primite, registrele și evidențele contabile pentru perioada verificată.
• Dacă firma dumneavoastră este client sau furnizor al contribuabilului controlat și primiți o solicitare, răspundeți și dumneavoastră cu documentele cerute.
• Păstrați dovada predării documentelor.

Da, pentru datele pe care le-ați generat, în condițiile art. 109 alin. (4) din Codul de procedură fiscală. Codul sancționează nepăstrarea sau neprezentarea către organul fiscal a datelor arhivate în format electronic și a aplicațiilor informatice cu ajutorul cărora contribuabilul le-a generat. Amenda este de la 2.000 lei la 3.500 lei pentru persoanele juridice care nu sunt contribuabili mijlocii sau mari și pentru persoanele fizice și de la 12.000 lei la 14.000 lei pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii și mari.

• Ce faceți concret:
• Păstrați datele arhivate în format electronic împreună cu aplicațiile informatice cu care au fost generate, nu doar tipăriturile.
• Când schimbați programul de facturare sau de contabilitate, asigurați-vă că datele vechi pot fi deschise și prezentate în continuare.
• Stabiliți clar cine păstrează arhiva atunci când contabilitatea este ținută de un birou de contabilitate.
• La control, pregătiți atât datele arhivate, cât și aplicația cu care au fost generate.