Cheltuieli cu servicii executate de terți

Serviciile terților sunt serviciile pe care firma le primește de la alte entități. Le înregistrați într-un cont ales după natura serviciului, de exemplu 611 pentru întreținere și reparații. Contul 628 primește alte servicii executate de terți.

Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA primește de la un furnizor o factură pentru repararea unui echipament.

• Factura de reparație, la valoarea din factură: 611 = 401

• Ce faceți concret: citiți descrierea serviciului din factură înainte de a alege contul.
• Lucrările de întreținere și reparații executate de terți le înregistrați în debitul contului 611.
• Alte servicii executate de terți le înregistrați în debitul contului 628.
• În exemplu, contul creditat este 401. Acesta este unul dintre conturile indicate între paranteze pentru contul 611.

Cheltuielile cu servicii terți sunt împărțite în planul de conturi în două grupe. Grupa 61 are conturile 611 la 615. Grupa 62 are conturile 621 la 628. Contul îl alegeți după natura serviciului de pe factură.

• Citiți obiectul facturii și stabiliți natura serviciului.
• În grupa 61 căutați: 611 întreținere și reparații, 612 chirii și redevențe, 613 prime de asigurare, 614 studii și cercetări, 615 pregătirea personalului.
• În grupa 62 căutați: 621 colaboratori, 622 comisioane și onorarii, 623 protocol, reclamă și publicitate, 624 transport de bunuri și transport colectiv de personal, 625 deplasări, detașări și transferări (inclusiv transportul), 626 poștă și telecomunicații, 627 servicii bancare.
• Folosiți contul 628 numai după ce ați exclus toate conturile de mai sus.

Abonamentele de telefonie, internet și serviciile poștale se înregistrează în debitul contului 626, în corespondență cu 401. Dacă firma este plătitoare de TVA, taxa de pe factură care este deductibilă potrivit legii se urmărește în contul 4426.

Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA primește factura lunară de telefonie de 150 lei.

• 626 = 401: 150 lei (factura primită)
• 401 = 512: 150 lei (plata din cont)

• Ce faceți concret:
• Înregistrați factura cu 626 pe debit și 401 pe credit.
• Dacă firma este plătitoare de TVA, înregistrați în 4426 taxa de pe factură, în măsura în care este deductibilă potrivit legii.
• La plată închideți soldul din 401 prin 512.

Comisioanele și celelalte servicii bancare se înregistrează în contul 627, nu în 628. De regulă le înregistrați direct din extras: 627 = 512.

Exemplu ilustrativ: un SRL vede în extrasul de cont lunar un comision de administrare de 25 lei, reținut direct de bancă.

• 627 = 512: 25 lei (comision reținut din cont)

• Ce faceți concret:
• Identificați în extrasul de cont fiecare comision reținut de bancă.
• Înregistrați comisionul la data din extras, 627 pe debit și 512 pe credit.
• Nu treceți comisionul prin contul de furnizori.

Onorariile de consiliere, contencios și expertizare merg în contul 622, nu în 628. Înregistrarea este 622 = 401.

Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA primește o factură de 3.000 lei pentru reprezentare într-un litigiu.

• 622 = 401: 3.000 lei (factura de onorariu)
• 401 = 512: 3.000 lei (plata onorariului)

• Ce faceți concret:
• Verificați că factura privește consiliere, contencios sau expertizare, adică un onorariu de tipul celor din contul 622.
• Înregistrați onorariul în 622 la primirea facturii.
• Achitați prin 512 și închideți soldul din 401.

Cursurile de pregătire a personalului se înregistrează în contul 615, din grupa 61. Contul corespondent prevăzut este 401: 615 = 401.

Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA plătește unui furnizor de training un curs de 1.200 lei pentru doi angajați.

• 615 = 401: 1.200 lei (factura cursului)
• 401 = 512: 1.200 lei (plata furnizorului)

• Ce faceți concret:
• Înregistrați factura cursului prin contul 401, nu direct din bancă.
• Verificați că factura privește pregătirea personalului.
• Achitați apoi furnizorul prin 512.

Chiria pentru spațiul folosit de firmă se înregistrează în debitul contului 612, în corespondență cu 401: 612 = 401. Plata se face prin 512.

Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA primește lunar o factură de chirie de 2.000 lei pentru birou.

• 612 = 401: 2.000 lei (factura de chirie)
• 401 = 512: 2.000 lei (plata chiriei)

• Ce faceți concret:
• Verificați că factura privește chiria spațiului folosit de firmă.
• Înregistrați factura de chirie în debitul contului 612, în corespondență cu 401.
• Dacă firma este plătitoare de TVA, taxa de pe factură care este deductibilă potrivit legii se urmărește separat, în contul 4426.

Transportul de bunuri și transportul colectiv al personalului merg în 624. Transportul unui angajat aflat în deplasare merge în 625, împreună cu celelalte cheltuieli de deplasare.

Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA primește într-o lună o factură de 400 lei de la o firmă de curierat pentru livrări la clienți și o factură de 300 lei pentru biletul de tren al unui angajat trimis în deplasare.

• 624 = 401: 400 lei (factura de curierat)
• 625 = 401: 300 lei (biletul pentru deplasare)

• Ce faceți concret:
• Verificați scopul transportului: marfă sau personal în grup înseamnă 624.
• Pentru deplasarea unui salariat, legați biletul de documentele deplasării și înregistrați-l în 625.
• Nu treceți niciunul dintre ele în 628.

Reducerea comercială primită după facturare, care nu corectează costul unor stocuri, se înregistrează în creditul contului 609, prin 401: 401 = 609. Cheltuiala inițială rămâne în contul ei.

Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA a înregistrat o factură de servicii de 5.000 lei. Ulterior primește de la același furnizor o reducere comercială de 500 lei.

• 628 = 401: 5.000 lei (factura inițială)
• 401 = 609: 500 lei (reducerea primită ulterior)
• 401 = 512: 4.500 lei (plata soldului rămas)

• Ce faceți concret:
• Verificați că reducerea a fost acordată după facturare și că nu corectează costul unor stocuri.
• Înregistrați reducerea pe credit în 609 și pe debit în 401.
• Plătiți doar soldul rămas în 401.

Efectuarea de operațiuni economico-financiare fără înregistrarea lor în contabilitate este contravenție. Amenda este de la 2.000 lei la 20.000 lei.

Textul legii vorbește despre operațiuni economico-financiare, nu despre facturi. Un serviciu primit de la un terț este o astfel de operațiune, iar factura neînregistrată este semnul că operațiunea lipsește din contabilitate; încadrarea concretă o face cel care constată fapta, după situația de fapt.

• Ce faceți concret:
• Comparați lunar facturile primite cu soldurile din 401 și cu plățile din extras.
• Înregistrați fiecare factură de servicii în contul potrivit naturii ei, în corespondență cu 401.
• Verificați plățile din bancă fără factură înregistrată și cereți documentul de la furnizor.