Contul 626 Cheltuieli poștale și taxe de telecomunicații: debit, credit, exemple
Ce urmărește contul 626, ce se înregistrează în debit și în credit, exemple de formule contabile și greșelile frecvente.
Redacția contabilitate.org
Contul 626 adună costurile firmei cu trimiterile poștale și cu serviciile de telecomunicații, de exemplu abonamentele de telefonie. Pe scurt, aici vedeți cât a cheltuit entitatea pentru servicii poștale și pentru telecomunicații.
Planul de conturi definește contul 626 ca loc de evidență pentru două categorii de cheltuieli: cele poștale și taxele de telecomunicații.
Vezi textul din lege
„Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor poștale și a taxelor de telecomunicații.”
Contul 626 face parte din clasa 6. Toate conturile acestei clase au funcție de activ, cu o singură excepție, contul 609. Prin urmare, contul 626 este un cont de activ: crește prin debit.
Vezi sursa (sinteză)
„Conturile din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" sunt conturi cu funcție de activ, cu excepția contului 609 "Reduceri comerciale primite", care are funcție de pasiv.”
În cursul perioadei, contul 626 are sold debitor. Acest sold arată totalul cheltuielilor poștale și de telecomunicații acumulate până la acea dată. După închiderea perioadei, contul nu mai prezintă sold, pentru că suma se transferă în contul 121.
Ce se înregistrează în debit
Pentru valoarea serviciilor poștale și a taxelor de telecomunicații datorate sau achitate, Planul de conturi enumeră conturile corespondente ale contului 626: 401, 408, 471, 512, 531, 532 și 542.
Vezi sursa (sinteză)
„valoarea serviciilor poștale și a taxelor de telecomunicații datorate sau achitate (401, 408, 471, 512, 531, 532, 542);”
Contul 471 apare în aceeași listă de corespondențe. Planul de conturi indică doar corespondența cu contul 471. Descrierea contului 626 nu precizează situațiile în care se folosește această corespondență.
Vezi sursa (sinteză)
„valoarea serviciilor poștale și a taxelor de telecomunicații datorate sau achitate (401, 408, 471, 512, 531, 532, 542);”
În cursul perioadei, contul 626 poate fi creditat în cazul operațiunilor în participație, cu sumele transmise pe bază de decont.
Vezi sursa (sinteză)
„Conturile din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" pot fi creditate în cursul perioadei, pentru operațiunile în participație, cu sumele transmise pe bază de decont.”
Închiderea la sfârșitul perioadei: contul 626 în corespondență cu contul 121.
Operațiunile în participație: sumele transmise pe bază de decont, în cursul perioadei.
Exemple de înregistrări
Sumele din exemplele de mai jos sunt rotunde și exprimate în lei. Tratamentul TVA nu face obiectul acestui ghid.
Operația 1. Firma primește factura lunară pentru abonamentul de telefonie mobilă, în valoare de 300 lei.
626 = 401 300 lei: cheltuiala cu taxele de telecomunicații, datorată furnizorului pe baza facturii.
Operația 2. Un angajat trimite prin poștă un plic cu documente, iar taxa poștală de 50 lei se plătește din casieria firmei.
626 = 5311 50 lei: cheltuiala poștală achitată direct din casă. Contul 5311 este cont de gradul II al contului 531.
Operația 3. La sfârșitul lunii, serviciile de expediere a corespondenței, în valoare de 200 lei, au fost prestate, dar factura nu a sosit. La final, închideți contul 626 pentru totalul lunii: 300 + 50 + 200 = 550 lei.
626 = 408 200 lei: cheltuiala poștală datorată pentru care factura urmează să sosească.
121 = 626 550 lei: transferul soldului contului 626 în contul de profit și pierdere, la sfârșitul perioadei.
Greșeli frecvente
Înregistrarea abonamentelor de telefonie sau a taxelor poștale în contul 628 ori în alt cont din grupa 62, deși contul 626 este cel în care se ține evidența cheltuielilor poștale și a taxelor de telecomunicații.
Păstrarea unui sold în contul 626 după închidere, deși soldul conturilor de cheltuieli se transferă în contul 121 la sfârșitul perioadei.
Trecerea integrală pe contul 626 a unui abonament plătit pentru mai multe perioade, fără a analiza dacă o parte din sumă trebuie urmărită prin contul 471, care figurează printre corespondențele contului.
Omiterea faptului că contul 626 cuprinde două categorii distincte, cheltuielile poștale și taxele de telecomunicații, atunci când entitatea are nevoie să le urmărească separat.
Păstrarea în contul 473 a unor sume deja clarificate ca fiind cheltuieli poștale sau de telecomunicații, în loc de trecerea lor pe contul 626.
Pe scurt: contul 626 este un cont de activ în care se înregistrează în debit cheltuielile poștale și taxele de telecomunicații, datorate sau achitate. La sfârșitul perioadei, soldul lui se transferă în contul 121, așa că după închidere contul nu mai prezintă sold.
Situații din practică
Situații redactate de echipa contabilitate.org, cu sprijin AI, verificate pe legislația în vigoare la data afișată. Informativ, nu consultanță fiscală.
Cont 626 monografie contabilă: cum înregistrați o factură de telefonie și un curier?
Factura de telecomunicații primită de la furnizor se înregistrează 626 = 401. Un serviciu poștal plătit pe loc se înregistrează direct 626 = 531 (casa) sau 626 = 512 (banca). La sfârșitul perioadei, contul se închide prin 121 = 626.
Funcțiunea contului 626 prevede ce se înregistrează în debitul lui: valoarea serviciilor poștale și a taxelor de telecomunicații, fie că sunt doar datorate, fie că sunt deja achitate. Conturile corespondente sunt cele din paranteză, printre care furnizorii (401), banca (512) și casa (531).
Vezi textul din lege
„În debitul contului 626 "Cheltuieli poștale și taxe de telecomunicații" se înregistrează: - valoarea serviciilor poștale și a taxelor de telecomunicații datorate sau achitate (401, 408, 471, 512, 531, 532, 542);”
Pentru conturile din clasa 6 „Conturi de cheltuieli”, funcțiunea conturilor prevede că la sfârșitul perioadei soldul lor se transferă asupra contului de profit și pierdere (121). În cursul perioadei, aceste conturi pot fi creditate pentru operațiunile în participație, cu sumele transmise pe bază de decont.
Vezi textul din lege
„Conturile din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" pot fi creditate în cursul perioadei, pentru operațiunile în participație, cu sumele transmise pe bază de decont. La sfârșitul perioadei, soldul acestor conturi se transferă asupra contului de profit și pierdere (121).”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA primește în cursul lunii o factură de telefonie, pe care o plătește ulterior. În aceeași lună achită în numerar un serviciu de curierat.
Factura de telefonie, la valoarea din factură: 626 = 401
Curierul achitat din casierie, la valoarea din chitanță: 626 = 531
Închiderea la sfârșitul perioadei, cu soldul contului 626: 121 = 626
Ce faceți concret: verificați dacă documentul privește un serviciu poștal sau o taxă de telecomunicații.
Alegeți contul creditor după modul de decontare, dintre cele enumerate în funcțiunea contului (401, 408, 471, 512, 531, 532, 542): de exemplu, 401 dacă factura rămâne de plată, 512 sau 531 dacă plata se face pe loc prin bancă sau prin casă.
Înregistrați în debitul 626 valoarea din document.
La închiderea perioadei, transferați soldul prin 121 = 626 și verificați în balanță că 626 a rămas fără sold.
Capcană: dacă 626 rămâne cu sold după închidere, verificați dacă transferul pe 121 a fost făcut integral sau dacă s-au înregistrat operațiuni după închidere.
Funcțiune cont 626: este cont de activ sau de pasiv și ce sold are?
Contul 626 este un cont cu funcție de activ. Crește prin debit, are în cursul perioadei sold debitor, iar la sfârșitul perioadei soldul se transferă în contul 121, deci contul rămâne fără sold.
Toate conturile de cheltuieli din clasa 6 au funcție de activ. Singura excepție este contul 609, iar contul 626 nu este acea excepție.
Vezi textul din lege
„Conturile din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" sunt conturi cu funcție de activ, cu excepția contului 609 "Reduceri comerciale primite", care are funcție de pasiv.”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA primește într-o lună trei facturi: telefonie mobilă de 120 lei, internet de 80 lei și servicii poștale de 200 lei.
626 = 401: 120 lei (telefonie)
626 = 401: 80 lei (internet)
626 = 401: 200 lei (servicii poștale)
Sold debitor 626 la sfârșitul lunii: 120 + 80 + 200 = 400 lei
Închidere: 121 = 626: 400 lei, sold final 0
Verificați în balanță că 626 are rulaj doar pe debit în cursul perioadei, cu excepția operațiunilor în participație.
La închidere, comparați rulajul debitor cu suma trecută în 121.
Dacă 626 apare cu sold creditor înainte de închidere, căutați o înregistrare inversată.
Capcană: un sold creditor în contul 626 nu înseamnă o „reducere” de cheltuială. Poate indica o notă contabilă cu debitul și creditul inversate.
Cont 626 în contabilitate: cu ce conturi corespondează în debit și în credit?
În debit, contul 626 corespondează cu 401, 408, 471, 512, 531, 532, 542 și 473. În credit, Planul de conturi îl închide în 121 la sfârșitul perioadei. În cursul perioadei, Planul de conturi prevede creditarea lui pentru operațiunile în participație.
Prima listă acoperă serviciile poștale și taxele de telecomunicații, fie că sunt doar datorate, fie că sunt deja plătite.
Vezi textul din lege
„valoarea serviciilor poștale și a taxelor de telecomunicații datorate sau achitate (401, 408, 471, 512, 531, 532, 542);”
Factura de telefonie nu a sosit la închiderea lunii: înregistrați pe 626 = 408?
Da. Dacă serviciul de telecomunicații a fost prestat, dar factura nu a sosit, cheltuiala datorată se înregistrează 626 = 408. Corespondența cu 408 este prevăzută expres în funcțiunea contului.
Contul 626 preia și taxele de telecomunicații doar „datorate”, nu numai pe cele achitate, iar 408 figurează printre conturile corespondente.
Vezi textul din lege
„valoarea serviciilor poștale și a taxelor de telecomunicații datorate sau achitate (401, 408, 471, 512, 531, 532, 542);”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA are un abonament de internet pentru luna martie, confirmat de furnizor la 150 lei. Factura vine în aprilie.
Martie: 626 = 408: 150 lei
Aprilie: la sosirea facturii regularizați contul 408 potrivit funcțiunii lui. Cheltuiala nu se mai înregistrează a doua oară în 626.
Ce faceți concret: documentați suma (contract, confirmare a furnizorului, consum din contul de client).
Înregistrați 626 = 408 în luna în care s-a prestat serviciul.
La primirea facturii închideți suma din 408, fără o nouă înregistrare în 626.
Dacă factura diferă de suma înregistrată, tratați diferența potrivit funcțiunii contului 408, descrisă în ghidul dedicat.
Capcană: dacă la primirea facturii înregistrați din nou 626 = 401, cheltuiala apare de două ori.
Curierul plătit de un angajat din avansul spre decontare: ce înregistrare faceți?
Înregistrarea este 626 = 542. Cheltuiala cu trimiterea documentelor, încadrată ca serviciu poștal și achitată de salariat din avansul primit, se decontează direct din contul de avansuri de trezorerie, care este corespondent permis al contului 626.
Contul 542 apare în lista conturilor din care se pot plăti sau datora serviciile poștale și de telecomunicații.
Vezi textul din lege
„valoarea serviciilor poștale și a taxelor de telecomunicații datorate sau achitate (401, 408, 471, 512, 531, 532, 542);”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA dă unui salariat un avans de 300 lei din casierie. Salariatul trimite documente prin curier, cu 45 de lei, și restituie restul.
O sumă din 473 se dovedește a fi taxă de telecomunicații: cum o treceți pe 626?
Când o sumă ținută în 473 se clarifică drept cheltuială poștală sau de telecomunicații, o treceți pe cheltuieli prin înregistrarea 626 = 473.
Printre operațiunile care se înregistrează în debitul contului 626, Planul de conturi enumeră sumele clarificate trecute pe cheltuieli, în corespondență cu contul 473.
Vezi textul din lege
„În debitul contului 626 "Cheltuieli poștale și taxe de telecomunicații" se înregistrează: - valoarea serviciilor poștale și a taxelor de telecomunicații datorate sau achitate (401, 408, 471, 512, 531, 532, 542); - sume clarificate trecute pe cheltuieli (473).”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA găsește pe extras o plată de 95 de lei cu beneficiar neidentificat, ținută în 473. Ulterior se constată că este taxa unui operator de telecomunicații.
La clarificare: 626 = 473: 95 lei
Sold 473 pentru această sumă după clarificare: 0
Ce faceți concret: obțineți documentul care lămurește natura plății (factură sau confirmare a operatorului).
Înregistrați 626 = 473 în perioada în care s-a făcut clarificarea.
Verificați în balanță că 473 nu mai conține sume vechi necercetate.
Capcană: dacă suma clarificată se dovedește a fi un comision bancar sau alt serviciu, nu o treceți în 626. Folosiți contul de cheltuieli potrivit naturii ei.
Comisionul bancar se înregistrează în contul 626 sau în 627?
Comisionul bancar se înregistrează în contul 627, nu în 626. Contul 626 ține evidența cheltuielilor poștale și a taxelor de telecomunicații, iar serviciile bancare au un cont separat, 627.
Contul 626 ține evidența cheltuielilor poștale și a taxelor de telecomunicații.
Vezi textul din lege
„Contul 626 "Cheltuieli poștale și taxe de telecomunicații" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor poștale și a taxelor de telecomunicații.”
„Contul 627 "Cheltuieli cu serviciile bancare și asimilate" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor cu serviciile bancare și asimilate.”
Coletul cu marfă trimis prin curier la client: cont 624 sau 626?
Încadrați după natura serviciului. Transportul de bunuri executat de terți are cont propriu, 624. Contul 626 ține evidența cheltuielilor poștale și a taxelor de telecomunicații. Planul de conturi nu numește curieratul în niciunul dintre cele două, așa că încadrarea este o apreciere a dumneavoastră după ce s-a transportat.
Contul 624 este destinat transportului de bunuri și de personal efectuat de terți.
Vezi textul din lege
„Contul 624 "Cheltuieli cu transportul de bunuri și personal" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor privind transportul de bunuri și personal, executate de terți.”
Contul 626 ține evidența cheltuielilor poștale și a taxelor de telecomunicații.
Vezi textul din lege
„Contul 626 "Cheltuieli poștale și taxe de telecomunicații" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor poștale și a taxelor de telecomunicații.”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA plătește într-o lună un curier pentru trimiterea de contracte semnate, 30 de lei, și un curier pentru livrarea unui colet cu marfă la client, 250 de lei.
Corespondență (documente): 626 = 401: 30 lei
Transport marfă: 624 = 401: 250 lei
Ce faceți concret: citiți pe factură ce s-a transportat (corespondență sau bunuri).
Stabiliți o regulă internă de încadrare și aplicați-o consecvent.
Când o factură cuprinde ambele servicii, separați valorile pe cele două conturi.
Capcană: nu trimiteți automat în 626 tot ce vine de la o firmă de curierat. Natura serviciului decide încadrarea, nu numele furnizorului.
Poate fi creditat contul 626 în cursul anului, la o asociere în participație?
Da, dar numai pentru operațiunile în participație: contul 626 se creditează în cursul perioadei cu sumele transmise pe bază de decont. Planul de conturi mai prevede creditul contului la închiderea în 121, la sfârșitul perioadei.
Regula este dată pentru toate conturile de cheltuieli din clasa 6, deci se aplică și contului 626.
Vezi textul din lege
„Conturile din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" pot fi creditate în cursul perioadei, pentru operațiunile în participație, cu sumele transmise pe bază de decont.”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA, care ține evidența unei asocieri în participație, plătește o factură de telefonie de 400 de lei. Potrivit contractului, decontează 150 de lei către asociat.
Înregistrarea facturii: 626 = 401: 400 lei
Transmiterea pe bază de decont: credit 626: 150 lei
Rămâne în 626: 400 - 150 = 250 lei, închis la final 121 = 626
Ce faceți concret: întocmiți decontul către asociat cu suma și natura cheltuielii.
Creditați 626 numai cu suma din decont, în corespondență cu contul de decontări folosit pentru asociere.
Păstrați contractul de asociere și decontul ca documente justificative.
Capcană: regula citată privind creditarea în cursul perioadei se referă la sumele transmise pe bază de decont în operațiunile în participație. Nu o extindeți la alte situații.