Contul 401 Furnizori: ce se înregistrează în debit și credit, cu exemple
Ghid pentru contul 401 Furnizori: ce fel de cont este, ce operații trec prin debit și credit, exemple de înregistrări și greșelile frecvente.
Redacția contabilitate.org
Contul 401 arată cât datorează firma furnizorilor pentru bunurile cumpărate și serviciile primite. Fiecare factură primită mărește datoria, iar fiecare plată o reduce.
Contul 401 se folosește pentru datoriile față de furnizorii obișnuiți, pentru bunuri aprovizionate sau servicii prestate. Nu intră aici furnizorii care sunt entități afiliate, entități asociate sau entități controlate în comun.
Vezi textul din lege
„Cu ajutorul acestui cont se ține evidența datoriilor și a decontărilor în relațiile cu furnizorii, alții decât entitățile afiliate, entitățile asociate și entitățile controlate în comun, pentru aprovizionările de bunuri sau serviciile prestate.”
Un sold creditor de 15.000 lei la sfârșitul lunii înseamnă că firma are facturi neachitate în această valoare. Ca să vedeți cui datorați și cât, urmăriți soldul pe fiecare furnizor în parte.
Ce se înregistrează în credit
Creditul contului 401 crește datoria. Cele mai frecvente operații sunt cele de mai jos. Numerele din paranteză sunt conturile care se debitează în corespondență cu 401.
Când cumpărați cu titlu oneros de la terți, pe bază de factură, stocuri (materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar, mărfuri, ambalaje), valoarea lor la preț de cumpărare sau standard se înregistrează în contul 401, în corespondență cu contul de stoc.
Vezi textul din lege
„valoarea la preț de cumpărare sau standard (prestabilit) al materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, activelor biologice de natura stocurilor, mărfurilor și ambalajelor, achiziționate cu titlu oneros de la terți pe bază de facturi (301, 302, 303, 361, 371, 381, 321, 322, 323, 326, 327, 328)”
Valoarea serviciilor prestate de terți se înregistrează în contul 401, în corespondență cu contul de cheltuială cu serviciul respectiv (611 la 626 sau 628) ori cu contul 471, după caz.
Vezi textul din lege
„valoarea serviciilor prestate de terți (611 la 626, 628, 471)”
Valoarea materialelor achiziționate și nestocate, precum și consumul de energie și apă, se înregistrează în contul 401, în corespondență cu conturile 604 și 605.
Vezi textul din lege
„valoarea materialelor achiziționate, nestocate și consumul de energie și apă (604, 605)”
Alte operații înregistrate în creditul contului 401, pe scurt:
Taxa pe valoarea adăugată aferentă furnizorilor (4426).
Produsele aduse de la terți, la preț de înregistrare (341 la 347).
Diferențele de preț nefavorabile, când stocurile se țin la prețuri standard (308, 368, 388).
Stocurile cumpărate, când folosiți metoda inventarului intermitent (601, 602, 603, 607, 608).
Ambalajele care circulă în sistem de restituire facturate de furnizori și avansurile facturate (409).
Timbrele fiscale și poștale, biletele de tratament și călătorie și alte valori (532).
Despăgubirile, amenzile și penalitățile datorate terților (658).
Certificatele de emisii de gaze cu efect de seră achiziționate, aferente perioadei (652).
Diferențele nefavorabile de curs valutar la evaluarea soldului în valută (665) și diferențele nefavorabile pentru datoriile în lei decontate în funcție de cursul unei valute (668).
Rezultatul nefavorabil din corectarea erorilor contabile aferente exercițiilor precedente (117).
Ce se înregistrează în debit
Debitul contului 401 reduce datoria. Conturile din paranteză se creditează în corespondență cu 401.
Plățile efectuate către furnizori se înregistrează în contul 401, în corespondență cu contul din care plătiți (512, 531, 541 sau 542).
Vezi textul din lege
„plățile efectuate către furnizori (512, 531, 541, 542)”
Valoarea avansurilor acordate furnizorilor se înregistrează în contul 401, în corespondență cu contul 409, cu ocazia regularizării plăților cu aceștia.
Vezi textul din lege
„valoarea avansurilor acordate furnizorilor, cu ocazia regularizării plăților cu aceștia (409)”
Alte operații înregistrate în debitul contului 401, pe scurt:
Valoarea acceptată a efectelor comerciale de plătit (403).
Sumele nete achitate colaboratorilor și impozitul reținut (512, 531, 444).
Produsele date prestatorilor ca plată în natură, potrivit contractului (345).
Datoriile prescrise, scutite sau anulate potrivit legii (758).
Ambalajele care circulă în sistem de restituire, predate furnizorului (409).
Diferențele favorabile de curs valutar pentru datoriile în valută (765) și diferențele favorabile pentru datoriile în lei decontate în funcție de cursul unei valute (768).
Exemple de înregistrări
Exemplele folosesc sume rotunde în lei și nu includ TVA, ca să se vadă doar mecanismul contului 401.
Situația 1: firma primește mărfuri de la un furnizor, pe bază de factură, în valoare de 10.000 lei (fără TVA).
371 = 401 10.000 lei: mărfurile intră în stoc la preț de cumpărare, iar datoria față de furnizor crește în creditul contului 401.
Situația 2: firma primește o factură de 2.000 lei (fără TVA) pentru servicii de curățenie a sediului, prestate de un terț.
628 = 401 2.000 lei: serviciul prestat de terț se înregistrează pe cheltuială, iar datoria se înregistrează în creditul contului 401.
Situația 3: firma achită prin bancă factura de mărfuri de 10.000 lei din situația 1.
401 = 5121 10.000 lei: plata stinge datoria în debitul contului 401, iar banii ies din contul bancar în lei, cont care detaliază contul 512 menționat în sursă.
După plată, pe furnizorul de mărfuri soldul contului 401 devine zero, iar pe furnizorul de servicii rămâne un sold creditor de 2.000 lei.
Greșeli frecvente
Înregistrarea pe 401 a datoriilor față de entități afiliate, asociate sau controlate în comun. Definiția contului le exclude explicit, așa că verificați relația cu furnizorul înainte de înregistrare.
Sold debitor la închiderea lunii sau a exercițiului. Soldul reprezintă sumele datorate furnizorilor, deci în mod normal este creditor. Un sold debitor semnalează de obicei o plată dublă, o factură neînregistrată sau un avans plătit înainte de factură și nemutat pe 409.
Dublarea datoriei la facturile nesosite. Dacă bunurile au fost înregistrate anterior pe 408, la primirea facturii închideți 408 prin 401, nu înregistrați din nou stocul pe 401.
Lipsa analiticelor pe furnizor. Contul ține evidența decontărilor cu fiecare furnizor, iar fără analitice nu puteți reconcilia soldurile și nici nu vedeți ce facturi sunt neachitate.
Pe scurt: contul 401 este un cont de pasiv în care urmăriți datoriile față de furnizorii de bunuri și servicii, alții decât entitățile afiliate, asociate sau controlate în comun. Facturile primite se înregistrează în credit, plățile, reducerile și sconturile în debit, iar soldul creditor arată cât mai aveți de plătit.
Situații din practică
Situații redactate de echipa contabilitate.org, cu sprijin AI, verificate pe legislația în vigoare la data afișată. Informativ, nu consultanță fiscală.
Cont 401 sold creditor: ce arată în balanță și când este corect?
Soldul contului 401 reprezintă sumele datorate furnizorilor. Contul este de pasiv, așa că soldul apare în mod normal pe credit în balanță și arată valoarea facturilor primite și încă neachitate.
Contul 401 este un cont de pasiv. Stocurile cumpărate pe bază de factură se înregistrează în creditul lui, în corespondență cu contul de stoc, de exemplu 371 pentru mărfuri.
Vezi textul din lege
„Contul 401 "Furnizori" este un cont de pasiv. În creditul contului 401 "Furnizori" se înregistrează: - valoarea la preț de cumpărare sau standard (prestabilit) al materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, activelor biologice de natura stocurilor, mărfurilor și ambalajelor, achiziționate cu titlu oneros de la terți pe bază de facturi (301, 302, 303, 361, 371, 381, 321, 322, 323, 326, 327, 328)”
Cont 401 sold debitor: ce înseamnă și cum îl corectați?
Funcțiunea contului 401 descrie soldul ca sume datorate furnizorilor. Un sold debitor pe un furnizor semnalează deci că s-au înregistrat în debit mai multe sume decât în credit. Cel mai des este vorba de o plată fără factura corespunzătoare sau de un avans care nu a fost regularizat corect.
Soldul contului 401 reprezintă sumele datorate furnizorilor.
Vezi textul din lege
„Soldul contului reprezintă sumele datorate furnizorilor.”
În debitul contului 401 se înregistrează plățile către furnizori. Tot aici se înregistrează, la regularizarea plăților, avansurile acordate furnizorilor, în corespondență cu contul 409.
Vezi textul din lege
„În debitul contului 401 "Furnizori" se înregistrează: - plățile efectuate către furnizori (512, 531, 541, 542); - valoarea acceptată a efectelor comerciale de plătit (403); - valoarea avansurilor acordate furnizorilor, cu ocazia regularizării plăților cu aceștia (409)”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA plătește unui furnizor o sumă, dar factura acestuia nu este înregistrată.
401 = 5121 cu suma plătită, fără nicio înregistrare în creditul 401 pe acel furnizor.
Rezultat: sold debitor pe analiticul furnizorului, egal cu plata efectuată.
Dacă suma a fost un avans, verificați regularizarea lui: 401 = 409.
Ce faceți concret:
Extrageți fișa analitică a furnizorilor cu sold debitor.
Pentru fiecare, identificați plățile care nu au factură înregistrată.
Cereți factura lipsă, restituirea sumei sau o confirmare de sold.
Verificați înregistrările de regularizare a avansurilor.
Capcană: dacă urmăriți doar soldul total al contului 401, soldurile debitoare ale unor furnizori se compensează cu cele creditoare ale altora și problema nu se mai vede în balanță.
Cont 401 monografie: cum arată ciclul de la factură la plată?
Contul 401 se creditează la primirea facturii pentru stocuri și se debitează la plată. Monografia de mai jos închide ciclul cu sold zero pe furnizor.
Stocurile cumpărate pe bază de factură (materii prime, materiale, obiecte de inventar, mărfuri, ambalaje) se înregistrează în creditul 401, în corespondență cu contul de stoc, de exemplu 371 pentru mărfuri.
Vezi textul din lege
„În creditul contului 401 "Furnizori" se înregistrează: - valoarea la preț de cumpărare sau standard (prestabilit) al materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, activelor biologice de natura stocurilor, mărfurilor și ambalajelor, achiziționate cu titlu oneros de la terți pe bază de facturi (301, 302, 303, 361, 371, 381, 321, 322, 323, 326, 327, 328)”
Cont 401 furnizori: ce furnizori nu se înregistrează în acest cont?
În contul 401 nu intră furnizorii care sunt entități afiliate, entități asociate sau entități controlate în comun. Nici datoriile pentru imobilizări corporale sau necorporale nu intră aici. Ele se țin în contul 404, chiar dacă același furnizor vă livrează și bunuri sau servicii.
Contul 401 cuprinde datoriile față de furnizori pentru bunuri aprovizionate și servicii prestate. Contul exclude expres entitățile afiliate, asociate și controlate în comun.
Vezi textul din lege
„Cu ajutorul acestui cont se ține evidența datoriilor și a decontărilor în relațiile cu furnizorii, alții decât entitățile afiliate, entitățile asociate și entitățile controlate în comun, pentru aprovizionările de bunuri sau serviciile prestate.”
Obligațiile de plată față de furnizorii de imobilizări corporale sau necorporale se țin în contul 404 "Furnizori de imobilizări".
Vezi textul din lege
„Contul 404 "Furnizori de imobilizări" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența obligațiilor de plată față de furnizorii de imobilizări corporale sau necorporale, alții decât entitățile afiliate, entitățile asociate și entitățile controlate în comun.”
Imobilizările facturate se înregistrează în creditul contului 404, în corespondență cu conturile de imobilizări, de exemplu 214.
Vezi textul din lege
„În creditul contului 404 "Furnizori de imobilizări" se înregistrează: - valoarea imobilizărilor facturate de furnizori sau a serviciilor prestate de terți pentru realizarea acestor imobilizări (201, 203, 205, 206, 208, 211 la 217, 223, 224, 231, 235)”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA primește de la același furnizor o factură pentru un echipament pe care îl înregistrează ca imobilizare și pentru materiale consumabile.
Echipamentul: 214 = 404, cu valoarea poziției din factură.
Materialele consumabile: datorie în contul 401, ca aprovizionare de bunuri.
Datoria totală față de furnizor este împărțită între 404 și 401 și se stinge separat pe fiecare cont.
Ce faceți concret:
Verificați la deschiderea fișei furnizorului dacă acesta este o entitate afiliată, asociată sau controlată în comun.
Separați pe aceeași factură pozițiile de imobilizări de cele de stocuri sau servicii.
Urmăriți plata separat pe 404 și pe 401.
Capcană: o factură mixtă înregistrată integral pe 401 umflă datoriile față de furnizorii de bunuri și servicii și lasă 404 incomplet.
Diferențe de curs la furnizorul extern: cum se înregistrează în contul 401?
Datoria în valută față de furnizor se reevaluează la finele lunii și la plată. Diferența nefavorabilă din evaluarea de la finele lunii se înregistrează 665 = 401. Diferența favorabilă, la evaluare sau la plată, se înregistrează 401 = 765.
Când cursul crește la sfârșitul lunii, datoria în lei față de furnizor se mărește. Creșterea se înregistrează în creditul contului 401, pe cheltuiala din diferențe de curs.
Vezi textul din lege
„diferențele nefavorabile de curs valutar din evaluarea soldului în valută, înregistrate la finele lunii, respectiv la închiderea exercițiului financiar (665)”
Când cursul scade, la plată sau la evaluarea de la finele lunii, datoria se micșorează. Diferența se înregistrează în debitul contului 401, pe venit din diferențe de curs.
Vezi textul din lege
„diferențele favorabile de curs valutar aferente datoriilor către furnizori, la decontarea acestora sau cu ocazia evaluării lor la finele lunii, respectiv la închiderea exercițiului financiar (765)”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA are o datorie de 10.000 lei față de un furnizor de mărfuri. Ulterior primește o reducere comercială de 500 lei.
Reducerea primită: 401 = 609 cu 500 lei
Datoria rămasă: 10.000 - 500 = 9.500 lei
Plata: 401 = 512 cu 9.500 lei, iar soldul furnizorului ajunge la zero
Ce faceți concret: înregistrați reducerea pe baza documentului primit de la furnizor
Folosiți contul 609 pentru reducerea comercială primită ulterior facturării
Verificați după plată că analiticul furnizorului are sold zero
Capcană: dacă plătiți suma redusă fără să înregistrați reducerea, pe furnizor rămâne un sold creditor fals.
Datorie prescrisă față de furnizor: cum scoateți soldul din contul 401?
O datorie față de furnizor prescrisă, scutită sau anulată potrivit legii se scoate din evidență prin 401 = 758. Suma devine venit.
Funcțiunea contului 401 prevede închiderea datoriilor prescrise, scutite sau anulate prin debitul contului, în corespondență cu contul 758. Condiția este ca prescrierea, scutirea sau anularea să fie potrivit legii.
Vezi textul din lege
„datorii prescrise, scutite sau anulate, potrivit legii (758)”
Exemplu ilustrativ: un SRL plătitor de impozit pe profit are de mai mulți ani un sold creditor de 1.200 lei pe un furnizor de servicii. Pentru această datorie există temei legal de prescriere sau un document de anulare.
Scoaterea din evidență: 401 = 758 cu 1.200 lei
Soldul furnizorului devine zero
Ce faceți concret: stabiliți temeiul legal al prescrierii, scutirii sau anulării înainte de înregistrare
Păstrați la dosar documentele care justifică stingerea datoriei potrivit legii
Înregistrați 401 = 758 pentru exact soldul analitic al furnizorului
Verificați periodic soldurile vechi rămase pe 401
Capcană: un sold doar vechi nu înseamnă automat o datorie prescrisă. Fără temei legal documentat, soldul rămâne datorie față de furnizor.
Plata furnizorului cu bilet la ordin: ce se întâmplă cu contul 401?
Când acceptați un bilet la ordin, datoria trece din 401 în 403 prin 401 = 403. La scadență plătiți efectul prin 403 = 512.
Potrivit funcțiunii contului 403, acest cont ține evidența datoriilor care se plătesc pe bază de efecte comerciale, cum sunt biletul la ordin și cambia.
Vezi textul din lege
„Contul 403 "Efecte de plătit" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența obligațiilor de plătit pe bază de efecte comerciale (bilet la ordin, cambie etc.).”