Balanța de verificare contabilă: obligația lunară, registre și păstrarea datelor
Ce prevede Legea contabilității nr. 82/1991 despre balanța de verificare lunară, registrele obligatorii și păstrarea datelor contabile informatizate.
Redacția contabilitate.org
Balanța de verificare este situația pe care contabilul o întocmește din conturile firmei pentru a vedea dacă operațiunile din perioadă au fost înregistrate corect. Pentru antreprenor, ea este primul document în care vedeți, cont cu cont, unde se află banii, datoriile, creanțele, veniturile și cheltuielile firmei la sfârșitul lunii.
O întâlniți la fiecare închidere de lună, la pregătirea declarațiilor, la discuțiile cu banca sau cu un investitor și la întocmirea situațiilor financiare anuale. În acest ghid găsiți ce spune expres Legea contabilității nr. 82/1991 despre balanța de verificare și despre registrele din care provin datele.
Tratamentul contabil
Obligația de bază este stabilită direct de lege, nu doar de normele de aplicare. Textul art. 22 a fost modificat prin Ordonanța de urgență nr. 138 din 4 decembrie 2024, așa că verificați forma consolidată atunci când citați articolul în proceduri interne.
Balanța de verificare se întocmește lunar, iar scopul ei este verificarea faptului că operațiunile efectuate au fost înregistrate corect în contabilitate.
Vezi textul din lege
„Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate, lunar se întocmește balanța de verificare.”
Registrele se folosesc numai pentru destinația lor și se țin ordonat și completat, astfel încât operațiunile contabile să poată fi identificate și controlate în orice moment.
Vezi sursa (sinteză)
„Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanță cu destinația acestora și se prezintă în mod ordonat și astfel completate încât să permită, în orice moment, identificarea și controlul operațiunilor contabile efectuate.”
Modul în care se întocmesc, se editează și se păstrează registrele de contabilitate este stabilit prin normele elaborate de Ministerul Finanțelor Publice.
Vezi textul din lege
„Întocmirea, editarea și păstrarea registrelor de contabilitate se efectuează conform normelor elaborate de Ministerul Finanțelor Publice”
Extrasele de lege folosite aici nu descriu structura coloanelor balanței și nici corelațiile dintre conturi. Nota de la art. 20 trimite, în legătură cu registrele de contabilitate, la Ordinul nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile; extrasele de aici nu arată dacă acesta conține și detalii despre structura balanței.
Lista de mai jos este un mod practic de organizare a închiderii de lună. Nu reprezintă o cerință legală suplimentară.
Verificați că toate documentele lunii au fost înregistrate în Registrul-jurnal.
Verificați că Cartea mare reflectă aceleași operațiuni ca Registrul-jurnal.
Întocmiți balanța de verificare pentru luna încheiată.
Analizați conturile cu valori neobișnuite și corectați înregistrările greșite înainte de a închide luna.
Arhivați balanța împreună cu registrele din care provine.
Legătura cu situațiile financiare anuale
Reglementările contabile aprobate prin OMFP nr. 1.802/2014 se ocupă de situațiile financiare anuale. Cele două extrase de mai jos privesc numărul de componente ale acestor situații și entitățile nou-înființate.
În scopul aplicării prevederilor pct. 12 alin. (1), se reanalizează numărul de componente ale situațiilor financiare anuale.
Vezi sursa (sinteză)
„În scopul aplicării prevederilor pct. 12 alin. (1) se reanalizează numărul de componente ale situațiilor financiare anuale, astfel:”
Entitățile nou-înființate pot întocmi, pentru primul exercițiu financiar de raportare, situațiile financiare anuale prevăzute fie la pct. 20, fie la pct. 21, sau în formatul aplicabil microentităților.
Vezi textul din lege
„În cazul entităților nou-înființate, acestea pot întocmi pentru primul exercițiu financiar de raportare situațiile financiare anuale prevăzute fie la pct. 20, fie la pct. 21 sau în formatul aplicabil microentităților.”
Ambele pasaje sunt extrase din prevederi mai lungi, iar continuarea lor nu este reprodusă aici. Criteriile de mărime pe care se face încadrarea entității și indicatorii folosiți nu apar în aceste extrase, așa că verificați-le în textul integral al reglementărilor înainte de a stabili formatul situațiilor financiare.
Tratamentul fiscal
Datele din care este întocmită balanța pot fi solicitate de autoritățile fiscale. Legea contabilității nr. 82/1991 stabilește, pentru cei care țin contabilitatea în sisteme informatice, obligații de păstrare a datelor și de acces la ele.
Persoanele prevăzute la art. 1 din lege care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligația să asigure prelucrarea datelor contabile conform reglementărilor contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani. Termenul se calculează de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost întocmite.
Vezi sursa (sinteză)
„Persoanele prevăzute la art. 1 care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligația să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.”
Extrasele disponibile nu includ prevederi din Codul fiscal sau din Normele metodologice referitoare la balanța de verificare. Pentru utilizarea balanței în declarații și raportări fiscale, consultați ghidurile dedicate din secțiunea de legături de mai jos.
Exemplu de calcul
Exemplu ilustrativ: anii de mai jos sunt aleși doar pentru calcul. Presupunem o firmă care ține contabilitatea într-un sistem informatic și al cărei exercițiu financiar s-a încheiat în anul 2024.
Balanțe de întocmit pentru exercițiul 2024, presupunând un exercițiu financiar de 12 luni: câte una pentru fiecare lună, adică 12 balanțe de verificare.
Anul încheierii exercițiului financiar: 2024.
Anul următor: 2024 + 1 = 2025.
Data de la care începe calculul termenului de păstrare: 1 iulie 2025.
Termen de păstrare pe suporturi tehnice: 5 ani.
Sfârșitul perioadei de păstrare: 1 iulie 2025 + 5 ani = 1 iulie 2030.
Pentru datele păstrate pe suporturi tehnice, firma are și obligația să asigure autorităților fiscale accesul la acestea.
Greșeli frecvente
Întocmirea balanței de verificare doar trimestrial sau doar la închiderea exercițiului, deși legea prevede întocmirea ei lunar.
Ținerea incompletă a registrelor obligatorii, de exemplu lipsa Registrului-inventar sau a Cărții mari, deși legea enumeră toate trei registrele ca obligatorii.
Nepăstrarea datelor contabile pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar, în cazul persoanelor prevăzute la art. 1 care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor.
Neasigurarea accesului autorităților fiscale la datele contabile păstrate pe suporturi tehnice.
Pe scurt: Legea contabilității nr. 82/1991 prevede întocmirea lunară a balanței de verificare, pentru verificarea înregistrării corecte a operațiunilor, și enumeră registrele obligatorii: Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare. Persoanele prevăzute la art. 1 din lege care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligația să asigure păstrarea datelor pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar, precum și accesul autorităților fiscale la aceste date. Extrasele folosite aici nu acoperă alte termene de păstrare care pot fi prevăzute pentru registre și documente.
Situații din practică
Situații redactate de echipa contabilitate.org, cu sprijin AI, verificate pe legislația în vigoare la data afișată. Informativ, nu consultanță fiscală.
Ce este balanța de verificare și este ea un registru contabil obligatoriu?
Balanța de verificare este situația pe care o întocmiți lunar ca să verificați că operațiunile efectuate au fost înregistrate corect în contabilitate. Legea contabilității nu o enumeră printre registrele obligatorii. O prevede separat, la art. 22.
Art. 22 din Legea contabilității nr. 82/1991 stabilește atât scopul balanței, adică verificarea înregistrării corecte a operațiunilor, cât și frecvența ei: lunar.
Vezi textul din lege
„Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate, lunar se întocmește balanța de verificare.”
Dacă țineți contabilitatea într-un sistem informatic, art. 23 alin. (1) vă obligă să asigurați prelucrarea, controlul și păstrarea datelor contabile pe suporturi tehnice timp de 5 ani. Termenul se calculează de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar.
Vezi textul din lege
„Persoanele prevăzute la art. 1 care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligația să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.”
Când se întocmește balanța de verificare: lunar sau doar la sfârșit de an?
Balanța de verificare se întocmește lunar, nu doar la închiderea exercițiului. Art. 22 din Legea contabilității nu indică o zi anume a lunii până la care trebuie întocmită.
Frecvența este stabilită direct de lege. Pentru fiecare lună întocmiți o balanță care verifică înregistrarea corectă a operațiunilor din acea perioadă.
Vezi textul din lege
„Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate, lunar se întocmește balanța de verificare.”
Art. 21 cere ca registrele din care se obțin datele balanței să fie completate astfel încât operațiunile să poată fi identificate și controlate în orice moment, nu doar la final de an.
Vezi textul din lege
„Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanță cu destinația acestora și se prezintă în mod ordonat și astfel completate încât să permită, în orice moment, identificarea și controlul operațiunilor contabile efectuate.”
Ce faceți concret: înregistrați toate documentele lunii înainte de a genera balanța lunii respective.
Ca bună practică, nu ca cerință din lege, puteți stabili în procedurile interne un moment fix după închiderea fiecărei luni pentru întocmirea balanței.
Ca bună practică, păstrați balanțele lunare împreună cu registrele din care provin, ca să puteți justifica oricând datele.
Capcană: dacă amânați balanțele lunare și le generați toate la sfârșit de an, riscați să nu respectați cerința din art. 22, potrivit căreia balanța de verificare se întocmește lunar.
Cât timp se păstrează balanțele de verificare ținute în program informatic?
Datele contabile prelucrate informatic, din care se obțin și balanțele lunare, se păstrează pe suporturi tehnice 5 ani. Termenul nu curge de la data balanței. Se calculează de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar.
Art. 23 alin. (1) obligă firmele care folosesc sisteme informatice să prelucreze, să controleze și să păstreze datele contabile pe suporturi tehnice. Termenul este de 5 ani, socotit de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului.
Vezi textul din lege
„Persoanele prevăzute la art. 1 care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligația să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.”
Același termen și același mod de calcul se aplică registrelor obligatorii și documentelor justificative din arhivă, inclusiv statelor de salarii (art. 25).
Vezi textul din lege
„Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.”
Exemplu ilustrativ: un SRL plătitor de TVA are exercițiul financiar egal cu anul calendaristic 2025.
Balanțele lunare din ianuarie până în decembrie 2025 aparțin exercițiului 2025.
Termenul începe la 1 iulie 2026 (anul următor încheierii exercițiului).
1 iulie 2026 + 5 ani = 1 iulie 2031, data până la care păstrați datele.
Grupați pe exerciții financiare copiile de siguranță ale datelor contabile.
Notați pentru fiecare exercițiu data de la care curge termenul (1 iulie a anului următor).
Verificați că datele vechi pot fi încă deschise și citite, nu doar că există.
Capcană: termenul nu se socotește de la data întocmirii balanței; și balanța din ianuarie urmează data de 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului.
Verificat la 31 octombrie 2026
Inspecția fiscală cere balanțele în format electronic: sunteți obligați să dați acces?
Da. Firma care ține contabilitatea informatic este obligată să asigure autorităților fiscale accesul la datele păstrate pe suporturi tehnice, inclusiv la balanțele lunare.
Obligația de acces din art. 23 alin. (2) privește aceleași persoane și aceleași date de pe suporturi tehnice ca obligația de păstrare din alin. (1).
Vezi textul din lege
„Persoanele prevăzute la alin. (1) au obligația să asigure autorităților fiscale accesul la datele păstrate pe suporturi tehnice.”
Art. 21 cere ca registrele să fie ținute astfel încât operațiunile să poată fi identificate și controlate în orice moment.
Vezi textul din lege
„Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanță cu destinația acestora și se prezintă în mod ordonat și astfel completate încât să permită, în orice moment, identificarea și controlul operațiunilor contabile efectuate.”
În practică, balanțele lunare întocmite la timp vă arată înainte de control dacă datele sunt coerente.
Printre cei care constată contravențiile din Legea contabilității se numără persoanele cu atribuții de inspecție fiscală și control financiar (art. 42 alin. (4)).
Vezi textul din lege
„Constatarea contravențiilor și aplicarea amenzilor se fac de către persoanele cu atribuții de inspecție fiscală și control financiar”
Identificați exercițiile și lunile cerute și verificați că se încadrează în perioada de păstrare.
Pregătiți balanțele împreună cu registrele din care provin, astfel încât fiecare sumă să poată fi urmărită până la document.
Asigurați accesul la date pe suportul tehnic pe care le păstrați, fără să le modificați.
Păstrați evidența a ceea ce ați pus la dispoziție și când.
Capcană: o balanță regenerată acum din program, după modificări ulterioare, poate să nu mai coincidă cu cea pe care s-au bazat declarațiile din acea lună.
Amenda pentru operațiuni neînregistrate, descoperite la verificarea balanței: cât este?
Efectuarea de operațiuni economico-financiare fără înregistrarea lor în contabilitate se sancționează cu amendă de la 2.000 lei la 20.000 lei.
Art. 41 pct. 1 sancționează două fapte: deținerea de active sau datorii neînregistrate în contabilitate și efectuarea de operațiuni economico-financiare neînregistrate.
Vezi textul din lege
„deținerea, cu orice titlu, de elemente de natura activelor și datoriilor, precum și efectuarea de operațiuni economico-financiare, fără să fie înregistrate în contabilitate;”
La fiecare balanță lunară, comparați soldurile de furnizori, clienți, bancă și casă cu documentele și extrasele primite.
Când găsiți un document neînregistrat, stabiliți perioada la care se referă operațiunea.
Înregistrați documentul în contabilitate. Dacă se referă la un exercițiu deja închis, stabiliți cu specialistul contabil modul de corectare.
Verificați ce declarații au fost depuse pe baza balanțelor afectate.
Capcană: o balanță echilibrată nu arată un document care lipsește complet din contabilitate. Egalitatea totalurilor nu înlocuiește verificarea soldurilor cu documentele.
Bilanțul nu se corelează cu balanța de verificare: ce amendă riscați?
Prezentarea de situații financiare cu date eronate sau necorelate se sancționează cu amendă de la 1.000 lei la 3.000 lei. Înainte de depunere, verificați corelarea pornind de la balanța de la închiderea exercițiului.
Art. 41 pct. 3 sancționează situațiile financiare cu date eronate sau necorelate, inclusiv greșelile de identificare a persoanei raportoare.
Vezi textul din lege
„3. prezentarea de situații financiare care conțin date eronate sau necorelate, inclusiv cu privire la identificarea persoanei raportoare;”
Reglementările contabile cer ca situațiile financiare anuale să ofere o imagine fidelă a activelor, datoriilor, poziției financiare și a profitului sau pierderii entității.
Vezi textul din lege
„Situațiile financiare anuale trebuie să ofere o imagine fidelă a activelor, datoriilor, poziției financiare și a profitului sau pierderii entității.”
Închideți balanța de la sfârșitul exercițiului și verificați că este echilibrată.
Preluați soldurile în bilanț și în contul de profit și pierdere. Comparați fiecare rând cu conturile din care provine.
Verificați datele de identificare ale firmei din formular.
Corectați întâi în contabilitate, apoi refaceți balanța și abia după aceea situațiile financiare.
Capcană: o diferență rezolvată doar în formular, fără corectură în contabilitate, face ca balanța de deschidere a anului următor să nu se mai potrivească.
Balanțele și documentele contabile s-au pierdut: în cât timp le reconstituiți?
Pentru documentele financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse, măsurile de reconstituire se iau în maximum 30 de zile de la constatare. În caz de forță majoră, termenul este de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia.
Art. 26 din Legea contabilității stabilește cele două termene. Reconstituirea se face potrivit reglementărilor emise în acest sens.
Vezi textul din lege
„În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-contabile se vor lua măsuri de reconstituire a acestora, potrivit reglementărilor emise în acest sens, în termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar în caz de forță majoră, în termen de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia.”
Consemnați în scris data la care ați constatat pierderea, pentru că de la ea curge termenul.
În caz de forță majoră, consemnați și data la care aceasta a încetat.
Inventariați ce lipsește: documente justificative, registre, date de pe suporturi tehnice.
Refaceți înregistrările pe baza documentelor recuperate și regenerați balanțele lunare afectate.
Comparați balanțele refăcute cu declarațiile deja depuse pentru acele luni.
Capcană: termenul de 30 de zile curge de la data constatării pierderii, nu de la data la care începeți reconstituirea.
Verificat la 31 octombrie 2026
Fuziune, divizare sau lichidare: ce se întâmplă cu balanțele și registrele firmei?
Operațiunile de fuziune, divizare, transformare sau lichidare se înregistrează pe baza documentelor întocmite pentru aceste situații. Persoana juridică reorganizată ia măsuri pentru păstrarea și arhivarea documentelor justificative și a registrelor.
Potrivit art. 24 din Legea contabilității, aceste operațiuni se înregistrează pe baza documentelor întocmite pentru fuziune, divizare, transformare sau lichidare.
Vezi textul din lege
„Înregistrarea în contabilitate a operațiunilor determinate de fuziunea, divizarea sau transformarea ori lichidarea, potrivit legii, a activității persoanelor prevăzute la art. 1 se face pe baza documentelor corespunzătoare întocmite în asemenea situații.”
Potrivit art. 25^1, la reorganizare persoana juridică ia măsuri pentru păstrarea și arhivarea, potrivit legii, a documentelor justificative și a registrelor de contabilitate.
Vezi textul din lege
„În cazul reorganizării persoanelor juridice, acestea vor lua măsuri pentru păstrarea și arhivarea, potrivit legii, a documentelor justificative și a registrelor de contabilitate.”
Art. 25 stabilește durata de păstrare: 5 ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar.
Vezi textul din lege
„Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva persoanelor prevăzute la art. 1 timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.”
Înregistrați operațiunile de fuziune, divizare sau lichidare pe baza documentelor întocmite pentru aceste situații.
Stabiliți în scris care entitate preia arhiva și unde se păstrează documentele și datele pe suport tehnic.
Predați registrele, balanțele lunare și documentele justificative pe bază de inventar.
Notați pentru fiecare exercițiu predat data de la care curge termenul de păstrare.
Capcană: nu tratați reorganizarea ca pe un motiv de a renunța la arhivă. Legea cere măsuri pentru păstrarea și arhivarea registrelor și a documentelor justificative.
Verificat la 31 octombrie 2026
Exercițiu financiar diferit de anul calendaristic: cum se schimbă balanța de verificare?
Obligația rămâne lunară, ca la orice firmă. Se schimbă doar luna care închide exercițiul: balanța de închidere este cea a ultimei luni din cele 12 ale exercițiului ales, nu neapărat cea din decembrie.
Art. 22 din Legea contabilității cere balanța lunar și nu o leagă de anul calendaristic.
Vezi textul din lege
„Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operațiunilor efectuate, lunar se întocmește balanța de verificare.”
Exercițiul are 12 luni (art. 27 alin. (2)). Potrivit art. 27 alin. (3), persoanele juridice cu sediul în România și sucursalele din România ale persoanelor juridice străine pot avea un exercițiu diferit de anul calendaristic.
Vezi textul din lege
„(2) Durata exercițiului financiar este de 12 luni. (3) Exercițiul financiar poate fi diferit de anul calendaristic pentru sucursalele cu sediul în România, care aparțin unei persoane juridice cu sediul în străinătate, precum și pentru persoanele juridice cu sediul în România.”
Opțiunea nu este deschisă tuturor. Art. 27 alin. (4) exclude, printre altele, instituțiile de credit și anumite instituții financiare.
Vezi textul din lege
„(4) Prevederile alin. (3) nu se aplică: instituțiilor de credit, instituțiilor financiare nebancare, definite potrivit legii, înscrise în Registrul general, instituțiilor de plată și instituțiilor emitente de monedă electronică”