Contabilizarea unei mese de protocol

Cheltuielile de protocol sunt deductibile doar parțial, până la 2% dintr-o bază formată din profitul contabil, cheltuielile cu impozitul pe profit și cheltuielile de protocol. Ce depășește această limită nu este deductibil.

Exemplu ilustrativ: un SRL plătitor de impozit pe profit și neplătitor de TVA are la sfârșitul perioadei un profit contabil, cheltuieli cu impozitul pe profit și cheltuieli de protocol înregistrate în contul 623. Calculul se face în trei pași.

• Baza de calcul = profitul contabil + cheltuielile cu impozitul pe profit + cheltuielile de protocol
• Limita deductibilă = baza de calcul x 2%
• Partea nedeductibilă = cheltuielile de protocol - limita deductibilă, dacă rezultatul este pozitiv

• Extrageți din soldul contului 623 doar sumele de protocol, fără reclamă și publicitate.
• Dacă firma este plătitoare de TVA și a înregistrat pe cheltuieli TVA colectată pentru cadourile oferite cu valoare mai mare de 100 lei, includeți-o în cheltuielile de protocol.
• Calculați baza, aplicați cota de 2% și tratați diferența ca cheltuială nedeductibilă la determinarea rezultatului fiscal.

Cheltuielile de protocol se înregistrează în debitul contului 623 „Cheltuieli de protocol, reclamă și publicitate”. Când masa sau serviciul vine cu factură de la furnizor, contul corespondent este 401.

Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA primește factura unui restaurant pentru o masă de protocol și o plătește ulterior prin bancă.

• Factura: 623 = 401 cu valoarea totală a facturii
• Plata: 401 = 512 cu aceeași sumă

• Înregistrați factura în debitul contului 623, în corespondență cu contul 401.
• Este util să țineți un analitic separat pentru protocol în cadrul contului 623, ca să puteți calcula mai ușor limita de deductibilitate.
• La plată, înregistrați 401 = 512.

Când masa de protocol se plătește pe loc, fără datorie față de furnizor, debitați direct 623. Creditați 512 la plata prin bancă, 531 la plata din casă sau 542 când a plătit un salariat din avansul spre decontare.

Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA are în aceeași lună trei mese de protocol: una plătită cu cardul firmei, una plătită din casă și una decontată de un salariat din avansul primit.

• Plata cu cardul: 623 = 512 cu valoarea mesei
• Plata din casă: 623 = 531 cu valoarea mesei
• Decontul salariatului: 623 = 542 cu valoarea justificată prin decont
• Totalul protocolului din lună este suma celor trei înregistrări din debitul contului 623

• Identificați modul în care s-a plătit masa.
• Alegeți contul creditor potrivit: 512, 531 sau 542.
• Pentru plata din avans, înregistrați cheltuiala în corespondență cu contul 542, pe baza decontului și a documentelor prezentate de salariat.

Da. Când firma colectează TVA pentru cadourile oferite cu valoare mai mare de 100 lei, cheltuiala cu acea TVA se adaugă la cheltuielile de protocol. Se înregistrează 635 = 4427 și intră în limita de deductibilitate a protocolului.

Exemplu ilustrativ: un SRL plătitor de TVA și de impozit pe profit are în cursul anului 2.000 lei cheltuieli de protocol înregistrate în contul 623 (toate cheltuielile de protocol, cu excepția TVA colectate pentru cadouri). A oferit unui partener un cadou cu valoare mai mare de 100 lei, pentru care a colectat TVA de 95 lei.

• 635 = 4427: 95 lei (TVA colectată pentru cadou)
• Cheltuieli de protocol luate în calculul limitei: 2.000 + 95 = 2.095 lei
• Cei 2.095 lei se compară cu limita calculată pe baza profitului contabil

• Identificați în analitic, pe fiecare cadou, TVA colectată înregistrată în 635.
• Adunați această TVA la soldul contului 623 aferent protocolului înainte de a calcula limita.
• Păstrați separat, în 635, celelalte taxe care nu privesc cadourile.

Dacă înregistrați cheltuiala în luna în care a avut loc masa, înainte de sosirea facturii, folosiți contul 408: 623 = 408. Când sosește factura, închideți 408 pe seama furnizorului (408 = 401), iar TVA deductibilă potrivit legii se înregistrează pe baza facturii (4426 = 401).

Exemplu ilustrativ: un SRL plătitor de TVA organizează pe 31 martie o masă de protocol de 1.000 lei fără TVA, iar factura vine pe 3 aprilie.

• 31 martie: 623 = 408: 1.000 lei
• 3 aprilie: 408 = 401: 1.000 lei
• 3 aprilie: 4426 = 401: TVA înscrisă pe factură, dacă este deductibilă potrivit legii
• La plată: 401 = 512: totalul facturii

• Păstrați documentul care dovedește că masa a avut loc în martie (comandă, confirmare, proces-verbal).
• Închideți 408 la sosirea facturii, pe aceeași sumă.
• Verificați în balanța de la sfârșitul lunii că 408 nu rămâne cu sold vechi.

Amenda este de la 2.000 lei la 20.000 lei, atât pentru operațiunea neînregistrată în contabilitate, cât și pentru nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanțelor Publice cu privire la documentele justificative și la înregistrarea în contabilitate în perioada la care se referă. Sancțiunea vine din Legea contabilității nr. 82/1991, art. 41 și 42.

• Întocmiți și păstrați documentele justificative pentru fiecare masă de protocol.
• Înregistrați cheltuiala în luna în care a avut loc masa, nu în luna în care ați primit documentul.
• Arhivați documentele împreună cu nota contabilă.
• Reconstituiți documentele pierdute, sustrase sau distruse, potrivit reglementărilor aplicabile.

Firma, persoană impozabilă stabilită în România conform art. 266 alin. (2) din Codul fiscal, care primește și înregistrează, în relația B2B, o factură de la un furnizor stabilit în România emisă fără respectarea art. 10 alin. (1) din OUG nr. 120/2021 riscă o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii. Dacă sunt îndeplinite aceste condiții, regula privește și o factură de la restaurant pentru o masă de protocol.

Exemplu ilustrativ: un SRL, persoană impozabilă stabilită în România conform art. 266 alin. (2) din Codul fiscal, primește în relația B2B de la un restaurant stabilit în România o factură de protocol cu valoarea totală de 1.190 lei, emisă fără respectarea art. 10 alin. (1).

• Amenda: 1.190 x 15% = 178,50 lei

• Înainte să înregistrați 623 = 401, verificați că factura de la restaurant respectă art. 10 alin. (1) din OUG nr. 120/2021.
• Dacă nu îl respectă, cereți furnizorului emiterea conformă a facturii.
• Verificați cu specialistul fiscal cum se înregistrează operațiunea până la primirea facturii conforme, astfel încât să fie înregistrată în perioada la care se referă.

Potrivit funcțiunii contului 401, diferențele de curs aferente datoriei în valută se înregistrează în 665 sau 765, nu în 623. La finele lunii: diferența nefavorabilă se înregistrează 665 = 401, iar cea favorabilă, la evaluare sau la plată, 401 = 765.

Exemplu ilustrativ: un SRL primește de la un furnizor o factură de protocol de 300 euro, la cursuri presupuse. Pentru simplitate, exemplul nu tratează TVA.

• La primire, curs 5,0000: 623 = 401: 1.500 lei
• Finele lunii, curs 5,0200 (datorie 1.506 lei): 665 = 401: 6 lei
• Plata, curs 4,9900 (1.497 lei): 401 = 512: 1.497 lei
• Diferența favorabilă la plată: 401 = 765: 1.506 - 1.497 = 9 lei

• Țineți analitic pe furnizor, în valută și în lei.
• Reevaluați soldul 401 la finele fiecărei luni până la plată.
• La plată, închideți 401 pe valoarea reevaluată; diferența favorabilă se înregistrează 401 = 765.

Reducerea comercială primită după facturare se înregistrează în debitul contului 401, în corespondență cu 609 „Reduceri comerciale primite”: 401 = 609. Ajustarea TVA aferente reducerii se înregistrează în creditul contului 4426, în cazurile prevăzute de lege: 401 = 4426.

Exemplu ilustrativ: un SRL plătitor de TVA a înregistrat o masă de protocol de 1.000 lei fără TVA (623 = 401). Restaurantul emite apoi o factură de reducere de 200 lei fără TVA.

• 401 = 609: 200 lei
• 401 = 4426: TVA aferentă reducerii, așa cum apare pe factura de reducere, în cazurile prevăzute de lege
• 401 = 512: restul de plată (800 lei plus TVA rămasă)

• Cereți furnizorului documentul care consemnează reducerea; fără el nu aveți bază de înregistrare.
• Înregistrați reducerea la data documentului primit.
• Plătiți furnizorului numai soldul rămas în 401 după reducere.