Contul 623 Cheltuieli de protocol, reclamă și publicitate: debit, credit și exemple
Ce se înregistrează în contul 623, cu ce conturi corespondează, cum se închide la 121 și ce greșeli apar la protocol, reclamă și publicitate.
Redacția contabilitate.org
Contul 623 ține evidența cheltuielilor de protocol, reclamă și publicitate, adică a sumelor datorate sau achitate pentru acțiunile de protocol, reclamă și publicitate. În cursul perioadei, soldul debitor al contului arată totalul acestor cheltuieli înregistrate până la acea dată.
Contul are un singur scop declarat în plan: evidența celor trei categorii de cheltuieli din denumirea lui, adică protocol, reclamă și publicitate.
Vezi textul din lege
„Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor de protocol, reclamă și publicitate.”
Contul 623 face parte din clasa 6 și este cont de activ. Excepția de la regulă este contul 609, nu contul 623.
Vezi sursa (sinteză)
„Conturile din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" sunt conturi cu funcție de activ, cu excepția contului 609 "Reduceri comerciale primite", care are funcție de pasiv.”
Fiind cont de activ, contul 623 crește prin debit, iar soldul lui, în cursul perioadei, este debitor. Soldul arată totalul cheltuielilor de protocol, reclamă și publicitate acumulate de la începutul perioadei până la data respectivă.
Ce se înregistrează în debit
Contul 623 se poate debita în corespondență cu contul 401 Furnizori, pentru sumele datorate furnizorilor. Când serviciul a fost prestat, dar factura nu a sosit încă, corespondentul este contul 408 Furnizori - facturi nesosite.
Vezi sursa (sinteză)
„sumele datorate sau achitate care privesc acțiunile de protocol, reclamă și publicitate (401, 408, 471, 512, 531, 542)”
Aceeași prevedere acoperă și cheltuielile plătite direct: din bancă (contul 512), din casă (contul 531) sau din avansul de trezorerie dat unui angajat (contul 542), după decontarea lui.
Vezi sursa (sinteză)
„sumele datorate sau achitate care privesc acțiunile de protocol, reclamă și publicitate (401, 408, 471, 512, 531, 542)”
Sumele aflate temporar în contul 473, pentru care s-a lămurit ulterior că reprezintă cheltuieli de protocol, reclamă sau publicitate, se trec în debitul contului 623.
Cheltuieli de reclamă sau protocol evidențiate inițial în contul 471 Cheltuieli înregistrate în avans și trecute apoi pe cheltuieli (623 = 471).
Plăți de protocol făcute din casă (623 = 531).
Când factura conține TVA, taxa urmează regulile ei specifice. Tratamentul fiscal al cheltuielilor de protocol se analizează separat, conform legislației fiscale aplicabile, și nu face obiectul acestui ghid.
Ce se înregistrează în credit
În cursul perioadei, regula generală a clasei 6 prevede creditarea contului 623 pentru operațiunile în participație, cu sumele transmise pe bază de decont.
Vezi textul din lege
„Conturile din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" pot fi creditate în cursul perioadei, pentru operațiunile în participație, cu sumele transmise pe bază de decont.”
La sfârșitul perioadei, soldul debitor al contului 623 se închide prin creditarea lui și debitarea contului 121 Profit sau pierdere. După această înregistrare, contul 623 rămâne fără sold.
Vezi sursa (sinteză)
„La sfârșitul perioadei, soldul acestor conturi se transferă asupra contului de profit și pierdere (121).”
Închiderea la final de perioadă: 121 = 623, cu întregul sold debitor.
Sumele transmise prin decont în cadrul operațiunilor în participație, singurul caz de creditare în cursul perioadei prevăzut de regula generală a clasei 6.
Exemple de înregistrări
Exemplele folosesc sume rotunde în lei, fără TVA, ca să se vadă doar mecanismul contului 623.
Operația 1. Firma primește factura unei agenții pentru o campanie de publicitate online, în valoare de 3.000 lei.
623 = 401 3.000 lei: cheltuiala cu publicitatea se recunoaște pe baza facturii, iar datoria față de agenție se înregistrează în contul 401.
Operația 2. Un angajat primește un avans de trezorerie și plătește din el o masă de protocol cu un partener de afaceri, în valoare de 500 lei. La întoarcere, depune decontul cu documentele justificative.
623 = 542 500 lei: cheltuiala de protocol se înregistrează la decontarea avansului, iar suma justificată stinge avansul de trezorerie.
Operația 3. La sfârșitul perioadei, contul 623 are un sold debitor de 3.500 lei, rezultat din cele două operații de mai sus.
121 = 623 3.500 lei: soldul se transferă asupra contului de profit și pierdere, iar contul 623 se soldează.
Greșeli frecvente
Înregistrarea serviciilor de reclamă, publicitate sau protocol în contul 628 Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți, deși planul de conturi prevede pentru ele contul 623.
Păstrarea unui sold în contul 623 după închiderea perioadei, deși regula clasei 6 cere transferul soldului asupra contului 121.
Înregistrarea închiderii prin formula 623 = 121, care debitează din nou contul de cheltuieli în loc să îl soldeze. Contul 623 are sold debitor, deci se închide prin creditare: 121 = 623.
Folosirea contului 623 pentru cheltuieli care nu privesc acțiuni de protocol, reclamă sau publicitate, deși planul de conturi îl destinează acestor trei categorii.
Pe scurt: contul 623 este un cont de activ în care se înregistrează în debit cheltuielile de protocol, reclamă și publicitate, datorate sau achitate, precum și sumele clarificate din contul 473. La sfârșitul perioadei, soldul debitor se transferă asupra contului 121 prin formula 121 = 623.
Situații din practică
Situații redactate de echipa contabilitate.org, cu sprijin AI, verificate pe legislația în vigoare la data afișată. Informativ, nu consultanță fiscală.
Cont 623 plan de conturi: când folosiți 623 și nu 622 sau 628?
În contul 623 se ține evidența cheltuielilor de protocol, reclamă și publicitate. Comisioanele de intermediere și onorariile de consiliere, contencios și expertizare se țin în contul 622, iar alte cheltuieli cu serviciile executate de terți se țin în contul 628.
Planul de conturi stabilește că în contul 623 se ține evidența cheltuielilor de protocol, reclamă și publicitate.
Vezi textul din lege
„Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor de protocol, reclamă și publicitate.”
Contul 622 primește comisioanele datorate pentru cumpărarea sau vânzarea titlurilor de valoare, comisioanele de intermediere și onorariile de consiliere, contencios și expertizare.
Vezi textul din lege
„Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor reprezentând comisioanele datorate pentru cumpărarea sau vânzarea titlurilor de valoare imobilizate sau a celor de plasament, comisioanele de intermediere, onorariile de consiliere, contencios, expertizare, precum și a altor cheltuieli similare.”
Citiți descrierea serviciului de pe factură, nu doar numele furnizorului.
Înregistrați în 623 serviciile de protocol, reclamă sau publicitate.
Înregistrați în 622 onorariile de consiliere, contencios sau expertizare și comisioanele descrise în contul 622.
Înregistrați în 628 alte servicii executate de terți.
Când o factură cuprinde servicii de natură diferită, fiecare sumă urmează contul care corespunde naturii serviciului, potrivit descrierii conturilor de mai sus.
Capcană: o factură emisă de o agenție de publicitate nu ajunge automat în 623. Contează natura serviciului facturat, nu activitatea furnizorului.
Monografie cont 623: publicitate, protocol plătit din casă și închiderea contului?
Factura de publicitate se înregistrează 623 = 401, iar protocolul plătit în numerar se înregistrează 623 = 531. La sfârșitul perioadei înregistrați 121 = 623, după care contul 623 rămâne fără sold.
Contul 623 se debitează cu sumele datorate sau achitate pentru protocol, reclamă și publicitate, în corespondență cu unul dintre conturile enumerate, după situație: 401, 408, 471, 512, 531 sau 542.
Vezi textul din lege
„sumele datorate sau achitate care privesc acțiunile de protocol, reclamă și publicitate (401, 408, 471, 512, 531, 542)”
Campanie de publicitate prestată, dar factura nu a sosit: cont 623 pe 408?
Da. Dacă reclama a fost difuzată în perioada curentă și factura vine ulterior, recunoașteți cheltuiala acum prin 623 = 408 Furnizori - facturi nesosite. Contul 408 este unul dintre corespondenții admiși pentru debitul contului 623.
Funcțiunea contului 623 din reglementările contabile admite debitarea lui în corespondență cu contul 408. Textul citat arată doar că 408 este un corespondent admis pentru debitul contului 623. Regimul contului 408 este descris în ghidul dedicat acestuia.
Vezi textul din lege
„sumele datorate sau achitate care privesc acțiunile de protocol, reclamă și publicitate (401, 408, 471, 512, 531, 542)”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA primește în decembrie o campanie de afișaj de 3.000 lei, confirmată prin raportul de difuzare, iar factura sosește în ianuarie.
decembrie: 623 = 408 3.000 lei
închiderea lunii: suma de 3.000 lei intră în rezultatul lui decembrie, nu în cel din ianuarie
Ce faceți concret: păstrați documentul care probează prestarea (raport de difuzare, captură a campaniei, proces-verbal).
Înregistrați 623 = 408 cu valoarea din contract sau din ofertă.
La sosirea facturii regularizați contul 408 conform regulilor acelui cont.
Capcană: dacă înregistrați cheltuiala abia la data facturii, publicitatea din decembrie ajunge pe anul următor și rezultatul celor doi ani este denaturat.
Abonament de publicitate plătit pe mai multe luni: cum ajunge în contul 623?
Suma plătită pentru lunile viitoare stă în 471 Cheltuieli înregistrate în avans și trece lunar în cheltuieli prin 623 = 471, cu partea care privește fiecare lună.
Contul 471 apare printre corespondenții din debitul contului 623, deci înregistrarea 623 = 471 este admisă de planul de conturi. Repartizarea pe luni din exemplu este ilustrativă.
Vezi sursa (sinteză)
„sumele datorate sau achitate care privesc acțiunile de protocol, reclamă și publicitate (401, 408, 471, 512, 531, 542)”
Protocol plătit de angajat din avansul de trezorerie: ce înregistrare faceți la decont?
La decontarea avansului înregistrați 623 = 542 cu valoarea bonurilor de protocol justificate. Partea neconsumată din avans nu trece pe 623.
Contul 542 Avansuri de trezorerie este printre corespondenții prevăzuți pentru debitul contului 623, astfel că protocolul plătit de angajat din banii primiți se trece direct pe cheltuieli la decont.
Vezi sursa (sinteză)
„sumele datorate sau achitate care privesc acțiunile de protocol, reclamă și publicitate (401, 408, 471, 512, 531, 542)”
Sumă ținută în 473, lămurită ulterior ca reclamă: o treceți pe 623?
Da. Când se clarifică faptul că suma ținută temporar în 473 privește protocol, reclamă sau publicitate, înregistrați 623 = 473 și contul 473 se golește pentru acea sumă.
În debitul contului 623 se înregistrează atât sumele datorate sau achitate pentru acțiunile de protocol, reclamă și publicitate, cât și sumele clarificate din contul 473 trecute pe cheltuieli.
Vezi textul din lege
„În debitul contului 623 "Cheltuieli de protocol, reclamă și publicitate" se înregistrează: - sumele datorate sau achitate care privesc acțiunile de protocol, reclamă și publicitate (401, 408, 471, 512, 531, 542); - sume clarificate trecute pe cheltuieli (473).”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA are în extras o plată de 900 lei fără explicație clară, ținută în 473. Furnizorul confirmă ulterior că este plata unui banner publicitar.
sumă în curs de clarificare: 900 lei
după clarificare: 623 = 473 900 lei
sold 473 pentru această sumă: 0
Ce faceți concret: obțineți documentul care lămurește natura plății (factură, contract, confirmare de la furnizor).
Înregistrați 623 = 473 la data clarificării.
Verificați la închiderea perioadei că în 473 nu au rămas sume deja lămurite.
Capcană: sumele lăsate în 473 după ce s-au lămurit nu ajung în rezultatul perioadei, iar contul de cheltuieli apare subevaluat.
Reclamă online plătită direct cu cardul firmei: 623 = 512 fără 401?
Da, se poate. Dacă plata se face pe loc din contul bancar și nu urmăriți o datorie față de furnizor, înregistrați direct 623 = 512 cu suma din extras.
Planul de conturi admite debitarea contului 623 și pentru sumele achitate, nu doar pentru cele datorate. Contul 512 este printre corespondenții prevăzuți.
Vezi sursa (sinteză)
„sumele datorate sau achitate care privesc acțiunile de protocol, reclamă și publicitate (401, 408, 471, 512, 531, 542)”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA plătește cu cardul de debit al firmei 250 lei pentru o campanie de anunțuri pe o platformă online.
623 = 512 250 lei
document justificativ: documentul emis de platformă pentru plată și extrasul de cont
Ce faceți concret: descărcați documentul de plată emis pentru campanie.
Potriviți suma cu tranzacția din extras.
Înregistrați 623 = 512 la data plății.
Dacă furnizorul emite și factură, înregistrați cheltuiala o singură dată: fie 623 = 401 urmat de 401 = 512, fie direct 623 = 512, ca să nu dublați cheltuiala.
Capcană: înregistrarea plății pe 623 = 512 și apoi și a facturii pe 623 = 401 dublează cheltuiala cu publicitatea.
Participare la un târg: ce merge în 623 și ce în 624 sau 625?
La un târg, materialele de reclamă și publicitate merg în 623, transportul standului executat de terți în 624, iar cheltuielile cu deplasarea angajaților în 625. Nu treceți toată factura evenimentului într-un singur cont.
Contul 623 ține evidența cheltuielilor de protocol, reclamă și publicitate, deci și a broșurilor publicitare de la târg.
Vezi textul din lege
„Contul 623 "Cheltuieli de protocol, reclamă și publicitate" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor de protocol, reclamă și publicitate.”
Transportul de bunuri și personal executat de terți se urmărește în contul 624.
Vezi textul din lege
„Contul 624 "Cheltuieli cu transportul de bunuri și personal" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor privind transportul de bunuri și personal, executate de terți.”
Deplasările personalului se urmăresc în contul 625.
Vezi textul din lege
„Contul 625 "Cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor cu deplasările, detașările și transferările personalului.”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA participă la un târg și primește facturi de 1.500 lei pentru transportul standului, 800 lei pentru cazarea angajaților și 700 lei pentru broșuri publicitare.
624 = 401 1.500 lei
625 = 401 800 lei
623 = 401 700 lei
total cheltuieli târg: 1.500 + 800 + 700 = 3.000 lei
Ce faceți concret: cereți furnizorilor facturi sau poziții separate pentru fiecare serviciu.
Încadrați fiecare poziție după natura ei.
Dacă vreți să urmăriți costul total al târgului, folosiți un analitic sau un centru de cost, nu un singur cont sintetic.
Contul 623 se poate credita în cursul lunii, nu doar la închidere?
Regula generală a conturilor de cheltuieli din clasa 6 prevede expres creditarea lor în cursul perioadei pentru operațiunile în participație, cu sumele transmise pe bază de decont. La sfârșitul perioadei, soldul contului 623 se transferă în contul 121.
Regula generală a clasei 6 prevede expres creditarea conturilor de cheltuieli în cursul perioadei pentru operațiunile în participație.
Vezi textul din lege
„Conturile din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" pot fi creditate în cursul perioadei, pentru operațiunile în participație, cu sumele transmise pe bază de decont.”