Contul 628 Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți: debit, credit, exemple
Contul 628 adună alte servicii prestate de terți: vedeți ce tip de cont este, ce intră în debit și credit, formule contabile și greșelile frecvente.
Redacția contabilitate.org
Contul 628 arată cât a cheltuit firma pe servicii cumpărate de la alții care nu au un cont separat în planul de conturi. Este contul pentru „alte” servicii, folosit după ce ați verificat că serviciul nu se încadrează într-un cont mai specific.
Reglementarea definește scopul contului: în contul 628 se ține evidența altor cheltuieli cu serviciile executate de terți.
Vezi textul din lege
„Cu ajutorul acestui cont se ține evidența altor cheltuieli cu serviciile executate de terți.”
Contul 628 face parte din clasa 6, iar conturile din această clasă sunt conturi de activ. Singura excepție menționată este contul 609, deci contul 628 este cont de activ: crește în debit și scade în credit.
Vezi sursa (sinteză)
„Conturile din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" sunt conturi cu funcție de activ, cu excepția contului 609 "Reduceri comerciale primite", care are funcție de pasiv.”
Soldul debitor al contului 628 arată totalul cheltuielilor cu aceste servicii acumulate de la începutul perioadei. La închiderea perioadei, după transferul în contul 121, contul 628 nu mai are sold.
Contul 628 aparține grupei 62, care reunește cheltuielile cu alte servicii executate de terți. Grupa 61 este separată și cuprinde cheltuielile cu serviciile executate de terți.
Vezi textul din lege
„61 "Cheltuieli cu serviciile executate de terți", 62 "Cheltuieli cu alte servicii executate de terți"”
În debitul contului 628 înregistrați valoarea serviciilor primite, fie că sunt doar datorate, fie că sunt deja plătite. Prevederea enumeră drept conturi corespondente conturile 401 și 408, alături de alte conturi.
Vezi sursa (sinteză)
„sumele datorate sau achitate pentru alte servicii executate de terți (401, 408, 471, 512, 531, 542)”
Pentru sumele datorate sau achitate pentru alte servicii executate de terți, aceeași prevedere enumeră drept conturi corespondente și conturile 471, 512, 531 și 542.
Vezi sursa (sinteză)
„sumele datorate sau achitate pentru alte servicii executate de terți (401, 408, 471, 512, 531, 542)”
Facturi de servicii primite și neachitate: corespondent contul 401.
Servicii prestate în perioadă, fără factură primită: corespondent contul 408.
Plăți directe prin bancă sau numerar: corespondent contul 512 sau 531.
Servicii decontate din avansuri de trezorerie: corespondent contul 542.
Sume trecute pe cheltuieli din cheltuieli înregistrate în avans: corespondent contul 471.
Sume clarificate din operații în curs de clarificare: corespondent contul 473.
Ce se înregistrează în credit
Contul 628 face parte din clasa 6, căreia i se aplică următoarea regulă generală: în cursul perioadei, contul poate fi creditat pentru operațiunile în participație, cu sumele transmise pe bază de decont.
Vezi sursa (sinteză)
„Conturile din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" pot fi creditate în cursul perioadei, pentru operațiunile în participație, cu sumele transmise pe bază de decont.”
Sume transmise prin decont pentru operațiunile în participație, în cursul perioadei.
Închiderea contului la sfârșitul perioadei, prin transferul soldului în contul 121.
Exemple de înregistrări
Exemplele folosesc sume rotunde în lei, fără taxe. Când factura conține TVA, înregistrarea taxei se face separat, potrivit regimului aplicabil, și nu este prezentată aici.
Operația 1: primiți factura pentru un serviciu pe care l-ați încadrat la alte servicii executate de terți. Valoarea este de 1.000 lei, iar factura nu este încă plătită.
628 = 401 1.000 lei: cheltuiala crește în debitul contului 628, iar datoria față de furnizor apare în creditul contului 401.
Operația 2: un alt serviciu din aceeași categorie, în valoare de 200 lei, este plătit pe loc, în numerar, din casieria firmei.
628 = 531 200 lei: cheltuiala se înregistrează direct pe seama plății din casă, fără să mai treacă prin contul de furnizori.
Operația 3: la sfârșitul perioadei, contul 628 are un sold debitor de 1.200 lei, adică suma celor două operații de mai sus. Soldul se închide prin transfer în contul de profit și pierdere.
121 = 628 1.200 lei: soldul cheltuielilor se transferă în contul 121, iar contul 628 rămâne fără sold.
Greșeli frecvente
Încadrarea în contul 628 a unor servicii care au cont distinct în grupele 61 sau 62. Contul 628 este destinat, prin chiar definiția sa, „altor” cheltuieli cu servicii.
Trecerea în debitul contului 628 a unor sume din contul 473 care nu au fost încă clarificate. Reglementarea vorbește doar despre sume clarificate trecute pe cheltuieli.
Lăsarea unui sold în contul 628 după închiderea perioadei sau apariția unui sold creditor. Soldul debitor trebuie transferat integral în contul 121.
Folosirea contului 628 fără analitice pe tipuri de servicii. Contul devine greu de verificat, iar natura cheltuielilor nu mai poate fi urmărită la închidere.
Pe scurt: contul 628 este cont de activ din grupa 62 și reține alte cheltuieli cu servicii executate de terți, înregistrate în debit pe seama conturilor 401, 408, 471, 512, 531, 542 sau 473. În credit apar sumele transmise prin decont pentru operațiunile în participație și transferul soldului în contul 121 la sfârșitul perioadei.
Situații din practică
Situații redactate de echipa contabilitate.org, cu sprijin AI, verificate pe legislația în vigoare la data afișată. Informativ, nu consultanță fiscală.
Cont 628: ce se înregistrează când serviciul e datorat și când e plătit direct?
În ambele cazuri, serviciul se înregistrează în debitul contului 628. Diferă doar contul din credit, ales dintre cele enumerate de reglementare: 401, 408, 471, 512, 531, 542 pentru sumele datorate sau achitate, ori 473 pentru sumele clarificate.
În debitul contului 628 se înregistrează atât sumele datorate, cât și cele achitate pentru alte servicii executate de terți, cu conturile corespondente din paranteză. Tot în debit se înregistrează și sumele clarificate trecute pe cheltuieli, cu contul corespondent 473.
Vezi textul din lege
„În debitul contului 628 "Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți" se înregistrează: - sumele datorate sau achitate pentru alte servicii executate de terți (401, 408, 471, 512, 531, 542); - sume clarificate trecute pe cheltuieli (473).”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA primește o factură pentru un serviciu de curățenie, iar un alt serviciu este plătit de un angajat din avansul de trezorerie primit.
628 = 401 cu valoarea de pe factura neplătită
628 = 542 cu valoarea serviciului achitat din avans
Ce faceți concret:
Verificați dacă serviciul este doar datorat sau a fost deja achitat.
Alegeți contul din credit dintre cele enumerate de reglementare: 401, 408, 471, 512, 531, 542 sau 473.
Înregistrați suma în debitul contului 628 pe baza documentului justificativ.
Capcană: plata unei facturi deja înregistrate prin 401 nu se mai trece încă o dată pe 628, pentru că ați dubla cheltuiala.
Cont 628 în contabilitate: ce sold are la sfârșitul perioadei?
După închidere, contul 628 nu mai are sold. Soldul debitor acumulat se transferă asupra contului de profit și pierdere 121, prin înregistrarea 121 = 628.
Pentru conturile din clasa 6, din care face parte și contul 628, reglementarea prevede două lucruri: în cursul perioadei pot fi creditate pentru operațiunile în participație, cu sumele transmise pe bază de decont, iar la sfârșitul perioadei soldul lor se transferă asupra contului de profit și pierdere 121.
Vezi textul din lege
„Conturile din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" pot fi creditate în cursul perioadei, pentru operațiunile în participație, cu sumele transmise pe bază de decont. La sfârșitul perioadei, soldul acestor conturi se transferă asupra contului de profit și pierdere (121).”
Cont 628 monografie: cum înregistrați un serviciu de la furnizor și din decont?
Pentru serviciile din contul 628 folosiți trei înregistrări tipice: 628 = 401 pentru serviciul facturat, 628 = 542 pentru serviciul achitat din avans și 628 = 473 pentru sumele clarificate. La închidere se adaugă 121 = 628.
Reglementarea enumeră expres conturile corespondente pentru debitul contului 628: 401, 408, 471, 512, 531 și 542 pentru serviciile datorate sau achitate, plus 473 pentru sumele clarificate trecute pe cheltuieli.
Vezi textul din lege
„În debitul contului 628 "Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți" se înregistrează: - sumele datorate sau achitate pentru alte servicii executate de terți (401, 408, 471, 512, 531, 542); - sume clarificate trecute pe cheltuieli (473).”
Contul 628 este un cont din clasa 6, iar pentru aceste conturi reglementarea prevede creditarea în cursul perioadei pentru operațiunile în participație și transferul soldului asupra contului 121 la sfârșitul perioadei.
Vezi textul din lege
„Conturile din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" pot fi creditate în cursul perioadei, pentru operațiunile în participație, cu sumele transmise pe bază de decont. La sfârșitul perioadei, soldul acestor conturi se transferă asupra contului de profit și pierdere (121).”
Contul 628 în contabilitate: când folosiți 626 sau 627 în loc?
Pentru serviciile poștale și de telecomunicații, reglementarea prevede contul 626, iar pentru serviciile bancare contul 627. Contul 628 ține evidența altor cheltuieli cu serviciile executate de terți.
Contul 628 ține evidența altor cheltuieli cu serviciile executate de terți.
Vezi textul din lege
„Contul 628 "Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența altor cheltuieli cu serviciile executate de terți.”
Cheltuielile poștale și taxele de telecomunicații au un cont separat, 626.
Vezi textul din lege
„Contul 626 "Cheltuieli poștale și taxe de telecomunicații" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor poștale și a taxelor de telecomunicații.”
Cheltuielile cu serviciile bancare și asimilate au și ele un cont separat, 627.
Vezi textul din lege
„Contul 627 "Cheltuieli cu serviciile bancare și asimilate" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor cu serviciile bancare și asimilate.”
Dacă este un serviciu poștal sau de telecomunicații, folosiți 626.
Dacă este un serviciu bancar, folosiți 627.
Pentru celelalte servicii executate de terți, comparați natura serviciului cu funcțiunea contului 628 și a conturilor înrudite din grupele 61 și 62 din planul de conturi.
Capcană: comisioanele bancare trecute în 628 denaturează structura cheltuielilor din balanță.
Contul 628 ce înseamnă în balanță: crește în debit sau în credit?
Contul 628 este un cont de cheltuieli cu funcție de activ. Cheltuielile cu alte servicii executate de terți se adună în debit, iar în credit contul scade.
Toate conturile din clasa 6 au funcție de activ. Singura excepție numită este contul 609, care are funcție de pasiv. Contul 628 nu este o excepție, deci funcționează ca un cont de activ.
Vezi textul din lege
„Conturile din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" sunt conturi cu funcție de activ, cu excepția contului 609 "Reduceri comerciale primite", care are funcție de pasiv.”
Reglementarea definește contul 628 și enumeră explicit operațiunile care se înregistrează în debitul lui.
Vezi textul din lege
„Contul 628 "Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența altor cheltuieli cu serviciile executate de terți. În debitul contului 628 "Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți" se înregistrează:”
Prima operațiune din această listă privește sumele datorate sau achitate pentru alte servicii executate de terți, în corespondență cu conturile enumerate.
Vezi textul din lege
„sumele datorate sau achitate pentru alte servicii executate de terți (401, 408, 471, 512, 531, 542)”
Cont 628 creditat în cursul perioadei: când este permis?
În cursul perioadei, contul 628 poate fi creditat pentru operațiunile în participație, cu sumele transmise pe bază de decont. La sfârșitul perioadei, contul se creditează prin închiderea asupra contului 121.
Regula se aplică tuturor conturilor de cheltuieli din clasa 6, deci și contului 628. Creditarea în cursul perioadei este legată de operațiunile în participație și de sumele transmise pe bază de decont.
Vezi textul din lege
„Conturile din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" pot fi creditate în cursul perioadei, pentru operațiunile în participație, cu sumele transmise pe bază de decont.”
Exemplu ilustrativ: o societate neplătitoare de TVA, parte într-o operațiune în participație, transmite partenerului, pe bază de decont, o parte din cheltuielile cu servicii înregistrate în 628.
Rulaj debitor 628 în perioadă: 2.000 lei
Creditare 628 cu suma transmisă pe bază de decont: 500 lei
121 = 628: 1.500 lei (2.000 - 500)
Ce faceți concret:
Păstrați decontul operațiunii în participație ca document justificativ pentru suma creditată.
Verificați ca suma din creditul contului 628 să fie egală cu suma din decont.
Închideți la sfârșitul perioadei doar soldul rămas, prin 121 = 628.
Capcană: creditarea contului 628 pentru operațiunile în participație se face cu sumele transmise pe bază de decont, așa că suma creditată trebuie să corespundă decontului.
Transportul la o deplasare de serviciu: cont 628 sau 625?
Transportul legat de deplasările, detașările și transferările personalului se înregistrează în contul 625. În funcțiunea contului 625, reglementarea include explicit transportul.
Potrivit funcțiunii contului 625, acesta are un obiect propriu: cheltuielile cu deplasările, detașările și transferările personalului. Tot acolo sunt enumerate operațiunile care se înregistrează în debitul lui.
Vezi textul din lege
„Contul 625 "Cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor cu deplasările, detașările și transferările personalului. În debitul contului 625 "Cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări" se înregistrează:”
În lista din funcțiunea contului 625, între cheltuielile cu deplasări, detașări și transferări intră expres transportul. Corespondența se face cu conturile enumerate, printre care 401.
Vezi textul din lege
„sumele datorate sau achitate reprezentând cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări (inclusiv transportul) (401, 408, 471, 512, 531, 532, 542)”
Funcțiunea contului 628 are o formulare generală: acesta ține evidența altor cheltuieli cu serviciile executate de terți.
Vezi textul din lege
„Contul 628 "Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența altor cheltuieli cu serviciile executate de terți.”
Exemplu ilustrativ: o societate neplătitoare de TVA primește de la un furnizor factura pentru biletele de transport ale unui angajat trimis în deplasare.
625 = 401: 350 lei (transportul din deplasare, facturat de furnizor)
Ce faceți concret:
Stabiliți dacă serviciul este legat de o deplasare, detașare sau transferare a personalului.
Dacă da, înregistrați-l în debitul contului 625, cu contul corespondent potrivit modului de plată.
Folosiți contul 628 pentru celelalte servicii executate de terți.
Capcană: transportul dintr-o deplasare ajunge des în contul 628 doar pentru că este facturat de un terț. Funcțiunea contului 625 îl menționează însă expres.
Factură cu servicii și materiale nestocate: se înregistrează toată pe 628?
Nu. Partea de servicii se înregistrează în contul 628, iar materialele nestocate de pe aceeași factură se înregistrează în contul 604.
Materialele nestocate au un cont dedicat în clasa 6, contul 604. Reglementarea enumeră operațiunile care se înregistrează în debitul lui.
Vezi textul din lege
„Contul 604 "Cheltuieli privind materialele nestocate" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor privind materialele nestocate. În debitul contului 604 "Cheltuieli privind materiale nestocate" se înregistrează:”
Serviciile care sunt alte servicii executate de terți au propriul cont, 628.
Vezi textul din lege
„Contul 628 "Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența altor cheltuieli cu serviciile executate de terți.”
Exemplu ilustrativ: o societate neplătitoare de TVA primește o factură de 1.200 lei, din care 900 lei reprezintă un serviciu încadrat la alte servicii executate de terți și 300 lei materiale nestocate.
628 = 401: 900 lei
604 = 401: 300 lei
Total datorat furnizorului în 401: 1.200 lei
Ce faceți concret:
Citiți fiecare poziție a facturii și separați serviciile de materiale.
Înregistrați fiecare parte în contul de cheltuială corespunzător, cu același cont de furnizor.
Verificați ca suma celor două înregistrări să fie egală cu totalul facturii.
Capcană: o factură emisă de un prestator de servicii nu înseamnă că toate pozițiile ei sunt servicii. Clasificați fiecare rând după natura lui.
Factura de energie sau de apă: cont 628 sau cont 605?
Folosiți contul 605. Reglementarea prevede acest cont pentru evidența cheltuielilor privind consumurile de energie și apă, iar contul 628 este descris ca fiind pentru alte cheltuieli cu serviciile executate de terți.
Reglementarea prevede contul 605 pentru evidența cheltuielilor privind consumurile de energie și apă.
Vezi textul din lege
„Contul 605 "Cheltuieli privind energia și apa" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor privind consumurile de energie și apă.”
Contul 628 are o formulare generală: în el se ține evidența altor cheltuieli cu serviciile executate de terți.
Vezi textul din lege
„Contul 628 "Alte cheltuieli cu serviciile executate de terți" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența altor cheltuieli cu serviciile executate de terți.”