Ordin de deplasare: avans, diurnă și decont

La o deplasare în străinătate, diurna salariatului este neimpozabilă până la 2,5 ori diurna stabilită prin hotărâre a Guvernului pentru personalul român trimis în străinătate. Plafonul nu poate depăși limita calculată din 3 salarii de bază. Sumele pentru transport și cazare nu intră în acest calcul.

• Luați nivelul diurnei stabilit prin hotărâre a Guvernului pentru personalul român trimis în străinătate. Înmulțiți-l cu 2,5 și apoi cu zilele de deplasare din fiecare lună.
• Pentru fiecare lună a deplasării, împărțiți 3 salarii de bază la numărul de zile lucrătoare ale lunii. Înmulțiți rezultatul cu zilele de deplasare din acea lună.
• Comparați diurna acordată cu valoarea mai mică dintre cele două plafoane.
• Scoateți din calcul sumele decontate pentru transport și cazare.
• Tratați distinct partea care depășește plafonul, pentru că ea nu beneficiază de plafonul neimpozabil.

Cheltuielile de deplasare justificate prin decont se înregistrează 625 = 542. La reevaluarea avansului în valută, diferențele favorabile se înregistrează 542 = 765, iar cele nefavorabile, inclusiv la lichidare, 665 = 542.

Exemplu ilustrativ: un SRL plătitor de TVA a acordat unui salariat un avans în valută pentru o deplasare externă, iar decontul se aprobă în luna următoare acordării.

• Reevaluarea soldului 542 la finele lunii, când cursul a crescut: 542 = 765 cu diferența favorabilă
• Decontul aprobat, cu cheltuielile de deplasare justificate: 625 = 542
• Lichidarea avansului, când cursul a scăzut față de ultima reevaluare: 665 = 542 cu diferența nefavorabilă

• Reevaluați soldul 542 în valută la finele fiecărei luni cât timp avansul este nedecontat.
• La primirea decontului, înregistrați cheltuielile pe baza documentelor justificative atașate.
• La lichidare, închideți soldul 542 înregistrând diferența de curs rămasă.

Pentru deplasările în țară, partea neimpozabilă a diurnei este de cel mult 2,5 ori indemnizația stabilită prin hotărâre a Guvernului pentru personalul autorităților și instituțiilor publice. Această valoare nu poate depăși limita calculată din 3 salarii de bază.

Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA trimite un salariat 3 zile în altă localitate din țară, în aceeași lună, și îi acordă o diurnă zilnică stabilită intern.

• Plafonul zilnic din indemnizație: 2,5 x nivelul indemnizației stabilit prin hotărâre a Guvernului
• Limita zilnică din salarii: 3 x salariul de bază / zilele lucrătoare ale lunii
• Plafonul aplicabil pe zi este valoarea mai mică dintre cele două
• Partea neimpozabilă: diurna acordată pe cele 3 zile, cel mult plafonul aplicabil pe zi x 3 zile
• Partea peste plafon: diurna acordată pe cele 3 zile minus partea neimpozabilă

• Verificați nivelul indemnizației de delegare în forma consolidată a hotărârii Guvernului în vigoare la data deplasării.
• Calculați plafonul zilnic și limita din salarii pentru fiecare lună a deplasării.
• Rețineți valoarea mai mică și comparați-o cu diurna acordată.
• Tratați distinct partea de peste plafon, care nu beneficiază de plafonul neimpozabil.

Suma neutilizată restituită la casierie se înregistrează 531 = 542. Partea pe care salariatul nu o justifică trece pe 428. La data bilanțului, avansul încă nedecontat se mută din 542 în 461 sau 428.

Exemplu ilustrativ: un SRL plătitor de TVA are în 542 un rest de avans de deplasare după aprobarea decontului. Salariatul restituie o parte în numerar, iar pentru restul nu prezintă documente justificative.

• Partea restituită în numerar: 531 = 542
• Partea rămasă nejustificată: 428 = 542
• După cele două înregistrări, contul 542 al salariatului nu mai are sold

• Verificați soldul 542 pe fiecare salariat după aprobarea decontului.
• Încasați la casierie suma neutilizată și înregistrați restituirea.
• Treceți pe 428 suma pentru care nu există documente justificative.
• Înainte de bilanț, transferați în 461 sau 428 avansurile încă nedecontate.

Nu. Sumele acordate pentru transport și cazare sunt exceptate de la calculul plafonului neimpozabil, care privește diurna. În contabilitate, transportul și cazarea justificate prin decont se înregistrează 625 = 542.

Exemplu ilustrativ: un SRL acordă unui salariat un avans de 1.500 lei pentru o deplasare în țară. Salariatul prezintă bilete de tren de 300 lei și o factură de cazare de 800 lei.

• 625 = 542: 300 lei (transport)
• 625 = 542: 800 lei (cazare)
• Cele 1.100 lei nu se compară cu plafonul neimpozabil; doar diurna se compară.

• Ce faceți concret:
• Separați în decont transportul și cazarea de diurnă.
• Aplicați plafonul neimpozabil numai pe diurnă.
• Înregistrați transportul și cazarea justificate prin 625 = 542.

Limita de 3 salarii de bază se calculează separat pentru fiecare lună. Pentru fiecare lună împărțiți cele 3 salarii la zilele lucrătoare ale lunii respective și înmulțiți rezultatul cu zilele de deplasare din acea lună. Plafonul neimpozabil rămâne valoarea de 2,5 ori nivelul legal, în limita astfel obținută.

Exemplu ilustrativ: un SRL trimite în deplasare în țară un salariat cu salariul de bază de 4.500 lei, pentru 7 zile. Dintre acestea, 4 zile sunt în octombrie și 3 în noiembrie. Calculul presupune 23 de zile lucrătoare în octombrie și 20 în noiembrie.

• 3 salarii: 3 x 4.500 = 13.500 lei
• Octombrie: 13.500 / 23 = 586,96 lei; 586,96 x 4 = 2.347,83 lei
• Noiembrie: 13.500 / 20 = 675 lei; 675 x 3 = 2.025 lei
• Limita totală: 2.347,83 + 2.025 = 4.372,83 lei
• 2,5 x 23 = 57,50 lei/zi; 57,50 x 7 = 402,50 lei
• Plafonul neimpozabil este de 402,50 lei, deoarece această sumă se încadrează în limita de 4.372,83 lei.

• Ce faceți concret:
• Împărțiți zilele de deplasare pe luni calendaristice.
• Verificați numărul de zile lucrătoare al fiecărei luni.
• Calculați limita pentru fiecare lună și adunați rezultatele.
• Comparați rezultatul cu 2,5 ori nivelul legal și rețineți valoarea mai mică.

Administratorul cu contract de mandat are un plafon neimpozabil construit la fel ca al salariatului: 2,5 ori nivelul legal. Diferența este limita: aceasta se calculează la 3 remunerații prevăzute în raportul juridic, nu la 3 salarii de bază.

• Ce faceți concret:
• Verificați ca deplasarea să fie prevăzută în raportul juridic (actul constitutiv sau contractul de mandat).
• Luați ca reper remunerația din contractul de mandat.
• Calculați limita pentru fiecare lună a deplasării.
• Rețineți ca neimpozabilă valoarea mai mică dintre 2,5 ori nivelul legal și limita lunară.

Plafonul neimpozabil este nivelul legal al diurnei pe care l-ar primi personalul român trimis în străinătate, în țara de rezidență a angajatorului nerezident. Numai partea care depășește acest nivel este luată în calcul ca venit.

Spre deosebire de litera k), textul literei l) nu menționează multiplicatorul de 2,5 și nici limita de 3 salarii de bază.

• Ce faceți concret:
• Identificați țara de rezidență a angajatorului nerezident.
• Căutați în hotărârea Guvernului nivelul diurnei pentru personalul român trimis în acea țară.
• Separați din sumele primite transportul și cazarea.
• Comparați restul cu nivelul diurnei înmulțit cu zilele de delegare și tratați diferența ca venit.

Bunurile stocate cumpărate din avans se înregistrează direct pe contul de stoc, de exemplu 302 = 542. O factură plătită unui furnizor din avans se înregistrează 401 = 542. Materialele nestocate trec pe cheltuieli, de exemplu 604 = 542, iar cheltuielile cu deplasarea propriu-zisă (cazare, transport, diurnă) merg pe 625.

Exemplu ilustrativ: un SRL acordă un avans de 1.000 lei. Salariatul cumpără în deplasare materiale consumabile de 200 lei, recepționate în gestiune, și plătește cazare de 600 lei.

• 302 = 542: 200 lei (materiale consumabile intrate în stoc)
• 625 = 542: 600 lei (cazare)
• Sold rămas pe 542: 1.000 - 200 - 600 = 200 lei
• 531 = 542: 200 lei, dacă salariatul restituie suma în numerar

• Ce faceți concret:
• Cereți documentul de achiziție pe numele firmei pentru fiecare bun.
• Faceți recepția bunurilor stocate înainte de înregistrarea pe 302.
• Înregistrați separat pe 625 doar cheltuielile de deplasare.
• Lichidați soldul rămas pe 542 prin restituire sau trecere pe 428.

La o delegare de o singură zi, ca și în ultima zi a unei delegări mai lungi, indemnizația se acordă numai dacă delegarea durează cel puțin 12 ore. Alocația de cazare nu se acordă. Regula este stabilită de HG nr. 714/2018 pentru personalul autorităților și instituțiilor publice.

Exemplu ilustrativ: o instituție publică trimite un angajat în delegare într-o singură zi.

• Plecare la 6:00, înapoiere la 20:00: 14 ore, deci se acordă indemnizația pentru o zi.
• Plecare la 8:00, înapoiere la 18:00: 10 ore, deci nu se acordă indemnizația.
• În niciunul dintre cazuri nu se acordă alocație de cazare.

• Ce faceți concret:
• Treceți pe ordinul de deplasare data și ora plecării și a înapoierii.
• Calculați durata de la plecarea până la înapoierea mijlocului de transport.
• Acordați indemnizația pentru ziua respectivă doar dacă durata ajunge la 12 ore.