Contul 625 Cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări: ce conține, exemple
Ce cheltuieli intră în contul 625, cu ce conturi corespondează în debit, cum se închide la 121 și ce greșeli apar la decontarea deplasărilor.
Redacția contabilitate.org
Contul 625 adună costurile pe care firma le suportă cu deplasările, detașările și transferările personalului, inclusiv transportul. Pentru antreprenor, este locul în care se vede cât costă deplasările echipei într-o perioadă.
Ce fel de cont este
Contul 625 face parte din clasa 6 și este, ca toate conturile de cheltuieli, un cont cu funcție de activ. Singura excepție din clasă este contul 609 Reduceri comerciale primite, care are funcție de pasiv.
Vezi sursa (sinteză)
„Conturile din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" sunt conturi cu funcție de activ, cu excepția contului 609 "Reduceri comerciale primite", care are funcție de pasiv.”
În cursul perioadei, contul 625 are sold debitor, care arată totalul cheltuielilor cu deplasări, detașări și transferări acumulate până în acel moment. După închiderea la contul 121, contul rămâne fără sold.
Ce se înregistrează în debit
Contul 625 se debitează cu sumele datorate sau achitate reprezentând cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări. Printre conturile corespondente se află contul 401 și contul 408. Transportul este inclus în aceste cheltuieli.
Vezi sursa (sinteză)
„sumele datorate sau achitate reprezentând cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări (inclusiv transportul) (401, 408, 471, 512, 531, 532, 542)”
Pentru aceleași cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări, lista conturilor corespondente ale contului 625 cuprinde și conturile 471, 512, 531, 532 și 542.
Vezi sursa (sinteză)
„sumele datorate sau achitate reprezentând cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări (inclusiv transportul) (401, 408, 471, 512, 531, 532, 542)”
În cursul perioadei, contul 625 poate fi creditat în cazul operațiunilor în participație, cu sumele transmise pe bază de decont.
Vezi sursa (sinteză)
„Conturile din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" pot fi creditate în cursul perioadei, pentru operațiunile în participație, cu sumele transmise pe bază de decont.”
Sumele sunt rotunde și exprimate în lei, fără TVA. Când factura conține TVA, aceasta se înregistrează separat, potrivit regimului aplicabil.
Situația 1: un angajat a primit anterior un avans de trezorerie, înregistrat în contul 542. La întoarcere depune decontul, cu documente justificative pentru cheltuieli de deplasare de 800 lei.
625 = 542 800 lei: cheltuiala de deplasare justificată prin decont diminuează avansul de trezorerie aflat la angajat.
Situația 2: firma primește de la hotel factura pentru cazarea unui angajat detașat, în valoare de 600 lei.
625 = 401 600 lei: cheltuiala cu cazarea se recunoaște pe baza facturii, iar datoria față de hotel apare în contul 401 până la plată.
Situația 3: la sfârșitul perioadei, contul 625 are un sold debitor de 1.400 lei, rezultat din cele două operații de mai sus.
121 = 625 1.400 lei: soldul contului de cheltuieli se transferă în contul de profit și pierdere, iar contul 625 rămâne fără sold.
Greșeli frecvente
Alegerea contului pentru transportul unei deplasări fără a ține seama că textul contului 625 cuprinde explicit transportul în cheltuielile cu deplasări, detașări și transferări.
Trecerea pe cheltuieli a întregului avans în momentul acordării, înainte de decont. Sursa indică printre corespondenții contului 625 contul 542 Avansuri de trezorerie, iar exemplul de mai sus arată înregistrarea la depunerea decontului.
Transferul în contul 625 al unor sume din contul 473 care nu au fost încă lămurite, deși sursa se referă doar la sume clarificate.
Lăsarea unui sold în contul 625 după închiderea perioadei, în locul transferului integral în contul 121, sau închiderea cu sold pe partea greșită, prin debitarea contului 625.
Pe scurt: contul 625 este un cont de cheltuieli cu funcție de activ, debitat cu cheltuielile de deplasare, detașare și transfer ale personalului, inclusiv transportul, prin furnizori, avansuri de trezorerie, disponibilități sau sume clarificate. La sfârșitul perioadei, soldul lui se transferă în contul 121, iar contul rămâne fără sold.
Situații din practică
Situații redactate de echipa contabilitate.org, cu sprijin AI, verificate pe legislația în vigoare la data afișată. Informativ, nu consultanță fiscală.
Cont 625 contabilitate: cum treceți pe deplasări o sumă aflată în curs de clarificare?
O sumă înregistrată în contul 473 se trece pe cheltuieli cu deplasări după ce documentele arată că a fost o cheltuială de deplasare a personalului. Înregistrarea este 625 = 473.
Planul de conturi permite expres debitarea contului 625 cu sumele clarificate, în corespondență cu contul 473.
Clarificarea trebuie să arate o cheltuială din obiectul contului: deplasările, detașările sau transferările personalului. Dacă suma privește altceva, nu o treceți în 625.
Vezi textul din lege
„Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor cu deplasările, detașările și transferările personalului.”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA are în 473 o plată a cărei natură nu era cunoscută. Ulterior se stabilește că a fost costul de transport al unui salariat trimis în deplasare.
625 = 473: suma clarificată, trecută pe cheltuieli cu deplasări
După înregistrare, suma nu mai figurează în soldul contului 473
Ce faceți concret: identificați documentul care lămurește natura sumei (ordinul de deplasare, documentul de transport).
Verificați că suma privește personalul firmei aflat în deplasare, detașare sau transferare.
Înregistrați 625 = 473 după ce natura sumei a fost clarificată.
Verificați în balanță că în 473 nu a rămas suma deja clarificată.
Capcană: dacă lăsați în 473 la final de perioadă sume deja lămurite, cheltuiala de deplasare nu ajunge în contul 625.
Contul 625 cheltuieli: transportul personalului merge în 625 sau în 624?
Transportul făcut în cadrul unei deplasări, detașări sau transferări a personalului se înregistrează în 625. Transportul colectiv de personal asigurat de terți se înregistrează în 624.
La contul 625, planul de conturi include expres transportul în cheltuielile cu deplasări, detașări și transferări.
Vezi textul din lege
„sumele datorate sau achitate reprezentând cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări (inclusiv transportul) (401, 408, 471, 512, 531, 532, 542)”
Contul 624 preia transportul de bunuri și transportul colectiv de personal. Contul se alege după natura transportului, nu doar după faptul că sunt transportate persoane.
Vezi textul din lege
„sumele datorate sau achitate pentru transportul de bunuri, precum și pentru transportul colectiv de personal (401, 408, 471, 512, 531, 532, 542)”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA plătește cu cardul firmei biletul unui salariat trimis în deplasare. Separat, primește factura unui terț pentru transportul colectiv al personalului.
625 = 5121: biletul aferent deplasării
624 = 401: factura pentru transportul colectiv de personal
Ce faceți concret: verificați dacă transportul este legat de o deplasare, detașare sau transferare a unui salariat.
Dacă da, debitați 625. Dacă este transport colectiv de personal sau transport de bunuri, debitați 624.
Alegeți contul corespondent după modul de plată: 401 pentru factura de la furnizor, 5121 pentru plata din cont, 542 pentru plata din avans spre decontare.
Capcană: nu trimiteți automat în 624 orice cheltuială care conține cuvântul „transport”, pentru că biletul aferent unei deplasări ține de 625.
Cazare cont 625: cum înregistrați factura de hotel pentru un salariat în deplasare?
Planul de conturi nu menționează expres cazarea. Dacă factura de hotel este tratată ca parte a cheltuielilor cu deplasarea personalului, care sunt obiectul contului 625, se debitează în 625. Corespondentul este 401 pentru factura primită de la hotel sau 5121 dacă plătiți direct din cont.
Contul 625 cuprinde sumele datorate sau achitate pentru deplasările personalului. Lista conturilor corespondente include 401 (furnizori) și 512 (plăți prin bancă).
Vezi sursa (sinteză)
„sumele datorate sau achitate reprezentând cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări (inclusiv transportul) (401, 408, 471, 512, 531, 532, 542)”
Contul este rezervat cheltuielilor cu deplasările, detașările și transferările personalului, deci cazarea trebuie să privească personalul aflat într-o astfel de situație.
Vezi textul din lege
„Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor cu deplasările, detașările și transferările personalului.”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA primește factura hotelului pentru nopțile de cazare ale unui salariat aflat în deplasare.
625 = 401: valoarea facturii de cazare
Varianta plății directe cu cardul firmei: 625 = 5121, cu aceeași valoare
Ce faceți concret: atașați factura de cazare la documentele deplasării salariatului.
Verificați că perioada cazării corespunde perioadei deplasării.
Înregistrați 625 = 401 la primirea facturii sau 625 = 5121 la plata directă.
Capcană: verificați întâi că persoana cazată face parte din personalul firmei aflat în deplasare, detașare sau transferare, pentru că acesta este obiectul contului 625.
Cont 625 monografie: ce înregistrări face o firmă pentru o deplasare completă?
O deplasare se înregistrează în 625 pe fiecare document în parte: 625 = 5121 pentru plățile din bancă, 625 = 401 pentru facturile de la furnizori și 625 = 542 pentru cheltuielile decontate din avans. La sfârșitul perioadei, soldul se închide prin 121 = 625.
Toate aceste corespondențe (401, 512, 542) apar în lista contului 625 pentru cheltuielile cu deplasări, inclusiv transportul.
Vezi textul din lege
„sumele datorate sau achitate reprezentând cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări (inclusiv transportul) (401, 408, 471, 512, 531, 532, 542)”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA trimite un salariat în deplasare. Biletul de tren se plătește cu cardul firmei, cazarea este facturată de hotel, iar cheltuielile mărunte se decontează din avansul spre decontare.
625 = 5121: biletul de tren plătit din cont
625 = 401: factura de cazare
625 = 542: cheltuielile decontate din avans
121 = 625: soldul debitor al contului 625, la sfârșitul perioadei
Ce faceți concret: grupați documentele deplasării (ordin de deplasare, bilete, facturi, decont).
Înregistrați fiecare document cu contul corespondent potrivit modului de plată.
Verificați în balanță că totalul debitor al contului 625 corespunde documentelor deplasării.
Funcțiune cont 625: poate rămâne cu sold sau poate fi creditat?
Contul 625 are funcție de activ: se debitează cu cheltuielile, iar la sfârșitul perioadei soldul se transferă în 121, deci după închidere contul nu are sold. În cursul perioadei poate fi creditat pentru operațiunile în participație, cu sumele transmise pe bază de decont.
Ca regulă generală pentru conturile de cheltuieli, 625 este un cont cu funcție de activ. Singura excepție din clasa 6 este contul 609.
Vezi textul din lege
„Conturile din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" sunt conturi cu funcție de activ, cu excepția contului 609 "Reduceri comerciale primite", care are funcție de pasiv.”
Creditarea în cursul perioadei este prevăzută pentru operațiunile în participație, cu sumele transmise pe bază de decont. Închiderea se face la sfârșitul perioadei, în contul 121.
Vezi textul din lege
„Conturile din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" pot fi creditate în cursul perioadei, pentru operațiunile în participație, cu sumele transmise pe bază de decont. La sfârșitul perioadei, soldul acestor conturi se transferă asupra contului de profit și pierdere (121).”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA are la sfârșitul perioadei un sold debitor în contul 625, format din cheltuielile cu deplasările salariaților.
121 = 625: întregul sold debitor al contului 625
După această înregistrare, contul 625 rămâne fără sold
Ce faceți concret: verificați în balanță că 625 are doar sold debitor înainte de închidere.
Dacă apare o înregistrare în creditul contului în cursul perioadei, verificați natura ei și documentul care o susține, de exemplu decontul unei operațiuni în participație.
Închideți soldul prin 121 = 625 la sfârșitul perioadei.
Capcană: un sold creditor în 625 nu corespunde funcției de activ a contului și trebuie verificat înainte de închidere.
Cont 625 plan de conturi: în ce clasă și grupă se află contul?
Contul 625 face parte din clasa 6 „Conturi de cheltuieli”, grupa 62 „Cheltuieli cu alte servicii executate de terți”. În planul de conturi apare între contul 624 și contul 626.
Reglementările contabile împart clasa 6 în grupe, iar grupa 62 cuprinde cheltuielile cu alte servicii executate de terți.
Vezi textul din lege
„Din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" fac parte următoarele grupe de conturi: 60 "Cheltuieli privind stocurile", 61 "Cheltuieli cu serviciile executate de terți", 62 "Cheltuieli cu alte servicii executate de terți"”
Factura pentru deplasare nu a sosit la închiderea lunii: înregistrați 625 = 408?
Da. Contul 408 este unul dintre corespondentele prevăzute pentru debitul contului 625, deci o cheltuială de deplasare datorată, fără factură primită, se înregistrează 625 = 408.
Contul 625 se debitează cu sumele datorate, nu doar cu cele achitate. Printre corespondente se află contul 408.
Vezi textul din lege
„sumele datorate sau achitate reprezentând cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări (inclusiv transportul) (401, 408, 471, 512, 531, 532, 542)”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA rambursează din casierie un bilet de tren de 180 lei și un taxi de 70 lei plătite de salariat în deplasare.
625 = 531: 180 lei (bilet de tren)
625 = 531: 70 lei (taxi)
Total trecut pe cheltuieli: 250 lei
Ce faceți concret: strângeți documentele de plată prezentate de salariat.
Efectuați plata din casă pentru suma rambursată.
Înregistrați 625 = 531 pe fiecare document sau cumulat pe decont.
Capcană: nu folosiți 625 = 542 când salariatul nu a primit avans, pentru că în 542 nu există nicio sumă de justificat.
Masa cu partenerii în timpul unei deplasări: cont 623 sau cont 625?
Dacă masa cu partenerii de afaceri este o acțiune de protocol, se înregistrează în 623, contul cu care se ține evidența cheltuielilor de protocol. În 625 se înregistrează cheltuielile cu deplasarea personalului, de exemplu cazarea salariatului.
Cu ajutorul contului 623 „Cheltuieli de protocol, reclamă și publicitate” se ține evidența cheltuielilor de protocol, reclamă și publicitate.
Vezi textul din lege
„Contul 623 "Cheltuieli de protocol, reclamă și publicitate" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor de protocol, reclamă și publicitate.”
Cu ajutorul contului 625 „Cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări” se ține evidența cheltuielilor cu deplasările, detașările și transferările personalului.
Vezi textul din lege
„Contul 625 "Cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări" Cu ajutorul acestui cont se ține evidența cheltuielilor cu deplasările, detașările și transferările personalului.”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA primește pentru aceeași deplasare o factură de cazare de 800 lei și o factură de restaurant de 400 lei pentru o masă cu clienții.
625 = 401: 800 lei (cazarea salariatului)
623 = 401: 400 lei (masa de protocol)
Ce faceți concret: analizați separat fiecare document din decont.
Încadrați în 623 cheltuielile care privesc acțiuni de protocol.
Notați lângă document scopul întâlnirii, ca să fie clar de ce ați încadrat cheltuiala în 623.
Capcană: trecerea întregului decont în 625 ascunde cheltuielile de protocol.
Deplasare ținută în contul 471: cum o treceți pe cheltuieli în contul 625?
Suma pentru deplasare păstrată în contul 471 se trece pe cheltuieli prin 625 = 471, deoarece contul 471 se află printre corespondentele prevăzute pentru debitul contului 625. Momentul trecerii pe cheltuieli nu reiese din extrasele citate și trebuie stabilit potrivit politicilor contabile ale firmei.
Lista corespondentelor contului 625 pentru cheltuielile cu deplasările cuprinde și contul 471.
Vezi textul din lege
„sumele datorate sau achitate reprezentând cheltuieli cu deplasări, detașări și transferări (inclusiv transportul) (401, 408, 471, 512, 531, 532, 542)”