Contul 542 Avansuri de trezorerie: ce se înregistrează, exemple și greșeli
Ce urmărește contul 542, ce se înregistrează în debit și în credit, cum decontați avansurile acordate din casă și ce greșeli apar frecvent în practică.
Redacția contabilitate.org
Contul 542 urmărește banii pe care firma îi dă unei persoane ca avans, pentru cumpărături sau cheltuieli făcute în numele firmei, până când persoana aduce documentele justificative sau returnează diferența.
Ce fel de cont este
Contul 542 este un cont de activ: crește în debit, când acordați un avans, și scade în credit, când avansul este justificat, restituit sau trecut în alt cont.
Vezi textul din lege
„Contul 542 "Avansuri de trezorerie" este un cont de activ.”
În practică, soldul debitor al contului 542 vă spune ce sume se află încă la persoanele care au primit avansuri. Un sold care rămâne neschimbat o perioadă lungă indică avansuri acordate pentru care nu au fost încă înregistrate justificări sau restituiri.
Ce se înregistrează în debit
Când plătiți un avans din casierie, debitați contul 542 și creditați contul 531 Casa, pentru că banii ies din casă și ajung la persoana care va face cheltuiala.
Pentru avansurile acordate în valută, la sfârșitul lunii și la închiderea exercițiului reevaluați suma. Dacă diferența de curs este favorabilă, debitați contul 542 și creditați contul 765.
Vezi textul din lege
„diferențele favorabile de curs valutar aferente avansurilor de trezorerie în valută, înregistrate la finele lunii, respectiv la închiderea exercițiului financiar (765)”
Contul 531: acordarea avansului din casă, operația curentă.
Contul 765: diferențele favorabile de curs pentru avansurile în valută, la reevaluare.
Ce se înregistrează în credit
Când persoana aduce factura pentru bunuri cumpărate din avans, creditați contul 542 și debitați contul de stoc potrivit: materii prime și materiale (301 la 303, 308), animale (361, 368), mărfuri (371) sau ambalaje (381, 388). În aceeași corespondență, sursa enumeră și contul 401 Furnizori și include diferențele de preț nefavorabile aferente stocurilor.
Vezi sursa (sinteză)
„avansurile de trezorerie justificate prin achiziția de stocuri, inclusiv diferențele de preț nefavorabile aferente (301 la 303, 308, 361, 368, 371, 381, 388, 401)”
Când avansul este justificat prin servicii sau consumuri, creditați contul 542 și debitați contul de cheltuieli corespunzător: materiale și consumuri de energie și apă (602, 604, 605), întreținere și reparații, prime de asigurare, studii și cercetare executate de terți (611 la 614), comisioane și onorarii, protocol, reclamă și publicitate, transport de bunuri, deplasări, poștă și telecomunicații (622 la 626) sau alte servicii de la terți (628).
Vezi sursa (sinteză)
„cheltuieli reprezentând valoarea materialelor nestocate, consumurilor de energie și apă, întreținere și reparații, primele de asigurare, studii și cercetare executate de terți, comisioane și onorarii, protocol, reclamă și publicitate, transport de bunuri, deplasări, poștale și telecomunicații, alte servicii executate de terți (602, 604, 605, 611 la 614, 622 la 626, 628)”
Partea din avans pentru care nu există documente justificative se scoate din contul 542 și se trece în debitul contului 428 Alte datorii și creanțe în legătură cu personalul.
Avansurile nedecontate până la data bilanțului se transferă în contul 461 Debitori diverși sau în contul 428.
Sumele din avans folosite pentru achitarea altor valori se trec în contul 532.
Diferențele nefavorabile de curs pentru avansurile în valută, la finele lunii, la închiderea exercițiului sau la lichidare, se trec în contul 665.
Exemple de înregistrări
Situația 1: firma acordă unui angajat un avans de 1.000 lei din casierie, pentru o deplasare și pentru cumpărarea unor materiale consumabile. Sumele din exemple sunt rotunde și fără TVA.
542 = 531 1.000 lei: banii ies din casă, iar avansul apare ca sumă de decontat de către angajat.
Situația 2: la întoarcere, angajatul prezintă documente pentru materiale consumabile de 300 lei și cheltuieli de deplasare de 400 lei, apoi restituie în casierie restul de 300 lei.
302 = 542 300 lei: materialele intră în stoc, iar avansul se justifică parțial prin achiziția de stocuri.
625 = 542 400 lei: cheltuiala de deplasare justifică o altă parte din avans.
531 = 542 300 lei: suma neutilizată revine în casă, iar soldul contului 542 pentru acest angajat devine zero.
Situația 3: un alt angajat primește un avans de 500 lei, aduce documente pentru cheltuieli poștale de 200 lei și nu poate justifica restul de 300 lei. Sumele sunt fără TVA.
542 = 531 500 lei: acordarea avansului din casă.
626 = 542 200 lei: cheltuielile poștale justifică o parte din avans.
428 = 542 300 lei: partea nejustificată iese din contul 542 și devine sumă de recuperat de la angajat.
Greșeli frecvente
Înregistrarea avansului direct pe cheltuială, de exemplu în contul 625, în momentul plății din casă. Sursa prevede debitarea contului 542 la acordare (531) și trecerea pe cheltuială abia la justificare.
Păstrarea în contul 542, la data bilanțului, a avansurilor nedecontate. Sursa prevede transferul acestor sume în contul 461 sau în contul 428.
Un sold creditor în contul 542 la închiderea lunii. Contul este de activ, iar soldul reprezintă sumele acordate și nedecontate, deci un sold creditor semnalează justificări înregistrate peste avansul acordat sau o operație trecută greșit.
Urmărirea soldului doar global. Sursa definește soldul ca sume acordate și nedecontate, iar o evidență analitică pe beneficiari, dacă entitatea o organizează, arată la cine se află aceste sume.
Pe scurt: contul 542 este un cont de activ care arată avansurile acordate și încă nedecontate. Îl debitați la acordare, din contul 531, și îl creditați la justificare prin stocuri sau cheltuieli, la restituire sau la trecerea sumelor nejustificate în contul 428.
Situații din practică
Situații redactate de echipa contabilitate.org, cu sprijin AI, verificate pe legislația în vigoare la data afișată. Informativ, nu consultanță fiscală.
Cont 542 monografie: avans din casă, decont cu factură și restituirea restului?
Ciclul complet are trei înregistrări. La acordare: 542 = 531. La justificarea cu documente: contul de cheltuială potrivit = 542. Pentru banii aduși înapoi: 531 = 542. După decont, soldul avansului acelei persoane ajunge la zero.
Avansurile de trezorerie acordate se înregistrează în corespondență cu contul 531.
La justificare, cheltuielile cu materiale nestocate, energie și apă, servicii executate de terți, deplasări, protocol și celelalte enumerate se înregistrează în corespondență cu conturile 602, 604, 605, 611 la 614, 622 la 626 și 628.
Vezi textul din lege
„cheltuieli reprezentând valoarea materialelor nestocate, consumurilor de energie și apă, întreținere și reparații, primele de asigurare, studii și cercetare executate de terți, comisioane și onorarii, protocol, reclamă și publicitate, transport de bunuri, deplasări, poștale și telecomunicații, alte servicii executate de terți (602, 604, 605, 611 la 614, 622 la 626, 628)”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA acordă unui angajat un avans din casă pentru un serviciu prestat de terți; angajatul aduce factura, iar suma necheltuită o restituie în casierie.
Acordarea avansului: 542 = 531 cu suma plătită din casă
Justificarea prin factura de servicii: 628 = 542 cu valoarea facturii
Restituirea restului în casă: 531 = 542 cu diferența dintre avans și factură
Soldul 542 al angajatului: avansul minus factura minus restituirea, adică zero
Ce faceți concret: înregistrați acordarea avansului cu 542 = 531 la data plății din casă
Primiți decontul cu documentele justificative și alegeți contul de cheltuială potrivit naturii serviciului sau cheltuielii
Încasați restul în casierie și verificați că soldul analitic al persoanei este zero
Capcană: un decont înregistrat doar parțial lasă în contul 542 un sold care pare avans nedecontat, deși banii au fost cheltuiți sau restituiți.
Contul 542 poate avea sold creditor sau sold debitor cu minus?
Nu în mod normal. Contul 542 este de activ, iar soldul lui este debitor și arată avansurile încă nedecontate. Un sold creditor sau un sold debitor negativ semnalează aproape mereu o eroare de înregistrare.
Reglementările contabile încadrează contul 542 ca un cont de activ.
Vezi textul din lege
„Contul 542 "Avansuri de trezorerie" este un cont de activ.”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA acordă unui angajat un avans, iar angajatul aduce documente cu o valoare mai mare decât avansul, înregistrate integral în creditul contului 542.
Debit 542: valoarea avansului acordat
Credit 542: valoarea totală a documentelor, mai mare decât avansul
Rezultat: creditul depășește debitul, iar contul apare cu sold creditor
Verificați: în creditul 542 se poate închide cel mult avansul primit de persoană
Ce faceți concret: urmăriți contul 542 analitic pe fiecare persoană care primește avansuri
Comparați fișa contului cu registrul de casă și verificați că fiecare avans plătit are înregistrarea 542 = 531
Căutați deconturi înregistrate de două ori sau restituiri trecute în 542 fără un avans acordat anterior
Corectați înregistrarea greșită de îndată ce o identificați
Capcană: un avans plătit din casă, dar neînregistrat la acordare, face ca decontul ulterior să ducă direct contul pe sold creditor.
Verificat la 31 octombrie 2026
Contul 542 la sfârșit de an: se închide sau rămâne cu sold la bilanț?
Avansurile nedecontate până la data bilanțului se scot din contul 542 și se trec în contul 461 sau 428, după caz. Diferențele de curs aferente avansurilor în valută se înregistrează la finele lunii, respectiv la închiderea exercițiului financiar.
Avansurile de trezorerie nedecontate până la data bilanțului au drept conturi corespondente 461 sau 428.
Vezi textul din lege
„sumele reprezentând avansuri de trezorerie, nedecontate până la data bilanțului (461, 428)”
Diferențele nefavorabile de curs pentru avansurile în valută, stabilite la finele lunii, la închiderea exercițiului sau la lichidarea avansului, se înregistrează cu contul 665.
Vezi textul din lege
„diferențele nefavorabile de curs valutar, aferente avansurilor de trezorerie în valută, înregistrate la finele lunii, respectiv la închiderea exercițiului financiar sau la lichidarea acestora (665)”
Diferențele favorabile de curs pentru avansurile în valută, stabilite la finele lunii și la închiderea exercițiului, se înregistrează cu contul 765.
Vezi textul din lege
„diferențele favorabile de curs valutar aferente avansurilor de trezorerie în valută, înregistrate la finele lunii, respectiv la închiderea exercițiului financiar (765)”
Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA a dat unui angajat un avans, din care până la data bilanțului doar o parte a fost justificată prin servicii de la terți.
Justificarea părții decontate: 628 = 542 cu valoarea documentelor
Restul nedecontat: avansul minus partea justificată
Transferul la data bilanțului: 428 = 542 cu restul nedecontat
Soldul 542 al angajatului la bilanț: zero
Ce faceți concret: listați soldul 542 pe fiecare persoană la data bilanțului
Cereți deconturile restante înainte de închidere
Reevaluați avansurile în valută și înregistrați diferențele în 765 sau 665
Treceți restul nedecontat în 461 sau 428, după caz
Plafon cont 542: câți bani puteți da și cheltui în numerar din avans?
Persoana care a primit avansul poate face plăți în numerar de cel mult 5.000 lei pe zi. În plus, la data acordării, avansul intră în plafonul zilnic de plăți în numerar al firmei.
Legea nr. 70/2015, la litera e), limitează plățile din avansuri spre decontare la 5.000 lei pe zi pentru fiecare persoană care a primit avans.
Vezi textul din lege
„e) plăți din avansuri spre decontare, în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei, stabilit pentru fiecare persoană care a primit avansuri spre decontare.”
La data acordării, avansurile spre decontare intră în calculul plafonului zilnic de la lit. c) sau d), după caz.
Vezi textul din lege
„(4) La data acordării avansurilor spre decontare, sumele aferente intră în calculul plafonului zilnic prevăzut la alin. (1) lit. c) sau d) , după caz.”
Plafonul de la lit. c), pentru plățile către entitățile de la art. 1 alin. (1), este de 5.000 lei pe persoană și cel mult 10.000 lei în total pe zi.
Vezi textul din lege
„c) plăți către persoanele prevăzute la art. 1 alin. (1) , în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei/persoană, dar nu mai mult de un plafon total de 10.000 lei/zi;”
Exemplu ilustrativ: un SRL acordă din casă, în aceeași zi, câte un avans de 5.000 lei pentru doi angajați, iar plafonul aplicabil este cel de la lit. c).
Avansuri acordate în ziua respectivă: 5.000 + 5.000 = 10.000 lei
Plafonul total zilnic de 10.000 lei este atins, deci în acea zi nu mai rămâne loc pentru alte plăți din această categorie
Fiecare angajat poate plăti în numerar din avans cel mult 5.000 lei pe zi
Ce faceți concret: înregistrați fiecare avans cu 542 = 531 la data acordării
Adunați avansurile cu celelalte plăți în numerar ale zilei înainte de a mai plăti din casă
Verificați la decont că plățile în numerar ale persoanei nu depășesc 5.000 lei într-o zi
Capcană: avansurile date angajaților nu sunt în afara plafonului firmei, ci consumă din el chiar din ziua acordării.
Cont 542 dividende: se pot plăti dividendele asociaților prin avans de trezorerie?
Nu. Contul 542 ține evidența sumelor puse la dispoziția personalului pentru plăți în favoarea firmei. Plata dividendelor către asociat nu apare printre operațiunile din funcțiunea contului 542, așa că reglementările citate nu oferă bază pentru a o trece prin avansuri de trezorerie.
Reglementările contabile spun ce se urmărește în contul 542: numerarul pus la dispoziția personalului pentru plăți făcute în favoarea entității. Sumele date terților în același scop merg în contul 461.
Vezi textul din lege
„Sumele în numerar, puse la dispoziția personalului sau a terților, în vederea efectuării unor plăți în favoarea entității, se înregistrează distinct în contabilitate (contul 542 "Avansuri de trezorerie", respectiv contul 461 "Debitori diverși", în cazul terților).”
Dacă plătiți dividende în numerar unei persoane fizice, se aplică plafonul zilnic din art. 4 alin. (1) din Legea nr. 70/2015, de 10.000 lei către o persoană.
Vezi textul din lege
„Operațiunile de încasări și plăți în numerar efectuate între persoanele prevăzute la art. 1 alin. (1) și persoane fizice, reprezentând contravaloarea unor livrări ori achiziții de bunuri sau a unor prestări de servicii, dividende, cesiuni de creanțe sau alte drepturi, se efectuează cu încadrarea în plafonul zilnic de 10.000 lei către/de la o persoană.”
Nu treceți suma pentru dividende prin contul 542 și nu o dați unui angajat ca avans, ca să o predea el asociatului.
Plătiți dividendul direct asociatului, din casierie sau din contul bancar.
La plata în numerar, verificați ca suma plătită aceleiași persoane fizice să nu treacă de 10.000 lei pe zi.
Peste plafon, plătiți prin transfer bancar.
Capcană: un avans de trezorerie folosit ca să ajungă banii la asociat nu are o destinație de justificare pentru plata dividendelor în funcțiunea contului 542 și riscă să rămână avans nedecontat sau să fie tratat ca avans nejustificat.
Avans spre decontare pe cardul firmei: se înregistrează tot în contul 542?
Da. Sumele puse la dispoziția personalului pe card, ca avans spre decontare pentru achiziții sau servicii, se evidențiază în contul 542, într-un analitic distinct.
Reglementările contabile cer un analitic separat în contul 542 pentru avansurile acordate prin carduri.
Vezi textul din lege
„Sumele acordate personalului prin sistemul de carduri, cu titlu de avansuri spre decontare în vederea plății unor achiziții sau prestări de servicii, se evidențiază în contul 542 "Avansuri de trezorerie"/analitic distinct.”
Cheltuielile plătite cu cardul și justificate cu documente se descarcă din 542 în contul de cheltuieli potrivit. Printre acestea sunt și deplasările, iar lista de conturi corespondente include 622 la 626.
Vezi sursa (sinteză)
„cheltuieli reprezentând valoarea materialelor nestocate, consumurilor de energie și apă, întreținere și reparații, primele de asigurare, studii și cercetare executate de terți, comisioane și onorarii, protocol, reclamă și publicitate, transport de bunuri, deplasări, poștale și telecomunicații, alte servicii executate de terți (602, 604, 605, 611 la 614, 622 la 626, 628)”
Exemplu ilustrativ: o SRL neplătitoare de TVA pune 1.000 lei pe cardul unui angajat, iar acesta plătește o cazare de 400 lei la o deplasare.
Alimentarea cardului: debit 542 (analitic card angajat) cu 1.000 lei; funcțiunea contului 542 menționează la debit, pentru avansurile acordate, doar corespondența cu casa (531), așa că pentru alimentarea din bancă verificați corespondența cu un specialist
Decontul cazării cu factură: 625 = 542 400 lei
Sold rămas în analiticul cardului: 1.000 - 400 = 600 lei nedecontați
Țineți avansurile acordate prin card într-un analitic distinct al contului 542; detalierea pe fiecare card sau titular este o alegere internă.
Cereți titularului factura sau chitanța pentru fiecare tranzacție și comparați-le cu extrasul cardului.
Descărcați din 542 doar sumele justificate, pe contul de cheltuială corespunzător.
Capcană: dacă treceți plățile cu cardul direct pe cheltuieli fără analitic 542, nu mai vedeți cât are de justificat fiecare titular.
Verificat la 31 octombrie 2026
Avans dat unei persoane din afara firmei pentru plăți: 542 sau 461?
Contul 461. Sumele în numerar date unui terț, care nu face parte din personal, ca să facă plăți în favoarea firmei nu se înregistrează în 542, ci în contul 461 Debitori diverși.
Aceeași prevedere desparte cele două cazuri: personalul primește avansul în 542, terții în 461.
Vezi textul din lege
„Sumele în numerar, puse la dispoziția personalului sau a terților, în vederea efectuării unor plăți în favoarea entității, se înregistrează distinct în contabilitate (contul 542 "Avansuri de trezorerie", respectiv contul 461 "Debitori diverși", în cazul terților).”
Exemplu ilustrativ: o SRL neplătitoare de TVA dă din casierie 1.500 lei unui colaborator care nu este angajat, ca să achite în numele firmei niște servicii.
Acordarea sumei: 461 = 531 1.500 lei
La justificare, suma se descarcă din 461, nu din 542; corespondența exactă se verifică în funcțiunea contului 461.
Verificați întâi dacă persoana face parte din personal. Dacă da, folosiți 542. Dacă nu, folosiți 461.
Țineți analitic pe fiecare debitor divers.
Cereți documentele justificative pe numele firmei pentru plățile făcute.
Capcană: sumele date unor colaboratori externi și trecute în 542 umflă soldul avansurilor de trezorerie cu persoane care nu sunt personal.
Timbre poștale sau fiscale cumpărate din avans de trezorerie: ce înregistrare faceți?
Avansul folosit pentru timbre sau alte valori se descarcă din 542 în contul 532 Alte valori: 532 = 542. Cheltuiala apare abia când timbrele se consumă.
Creditul contului 542 include sumele din avans folosite pentru achitarea altor valori, în corespondență cu 532.
Vezi textul din lege
„sume utilizate pentru achitarea altor valori (532)”
Contul de alte valori se creditează când timbrele, bonurile valorice sau biletele se consumă, în corespondență cu unul dintre conturile din lista citată (302, 428, 624, 625, 626).
Vezi textul din lege
„valoarea bonurilor valorice, a timbrelor fiscale și poștale, biletelor de tratament și odihnă, tichetelor și biletelor de călătorie și a altor valori, consumate (302, 428, 624, 625, 626)”
Exemplu ilustrativ: o SRL neplătitoare de TVA dă unui angajat 300 lei avans. Acesta cumpără timbre poștale de 200 lei și restituie diferența.
Acordarea avansului: 542 = 531 300 lei
Timbre cumpărate: 532 = 542 200 lei
Restituirea restului: 531 = 542 100 lei
Timbre folosite la expedieri: 626 = 532 200 lei
Cereți documentul de cumpărare a timbrelor și înregistrați-le în 532, nu direct pe cheltuială.
La consum, descărcați 532 pe contul de cheltuială din lista citată (de exemplu 626 pentru poștă).
Verificați la inventariere ca soldul 532 să corespundă timbrelor nefolosite.
Capcană: timbrele cumpărate și încă nefolosite trecute direct pe cheltuială fac să dispară din evidență valorile aflate de fapt în firmă.
Verificat la 31 octombrie 2026
Amenda pentru plata în numerar din avans a unei facturi peste 5.000 lei: cât este?
O factură mai mare de 5.000 lei către un furnizor de bunuri și servicii se poate plăti în numerar doar până la 5.000 lei (pentru magazinele de tipul cash and carry, plafonul este de 10.000 lei). Restul se plătește fără numerar. Amenda este 25% din suma care depășește plafonul, dar nu mai puțin de 500 lei.
Art. 3 alin. (3) din Legea nr. 70/2015 împarte plata unei facturi peste plafon: 5.000 lei în numerar, diferența numai prin instrumente de plată fără numerar.
Vezi textul din lege
„Persoanele prevăzute la art. 1 alin. (1) pot achita facturile cu valori care depășesc plafonul de 5.000 lei, către furnizorii de bunuri și servicii, respectiv de 10.000 lei, către magazinele de tipul cash and carry, astfel: 5.000 lei/10.000 lei în numerar, suma care depășește acest plafon putând fi achitată numai prin instrumente de plată fără numerar.”
Amenda se calculează ca procent din suma care trece de plafon și are un minim fix.
Vezi textul din lege
„cu amendă de 25% din suma încasată/plătită, respectiv deținută în casierie, care depășește plafonul stabilit de prezentul capitol pentru fiecare tip de operațiune, dar nu mai puțin de 500 lei.”
Factura de marfă plătită din avans pe numele firmei: 371 = 542 sau prin 401?
Ambele variante au bază în funcțiunea contului. Pentru stocuri cumpărate din avans, creditul 542 poate fi în corespondență direct cu contul de stoc sau cu 401 Furnizori, dacă înregistrați întâi factura pe furnizor: 401 = 542.
Avansurile justificate prin achiziții de stocuri se descarcă din 542 pe conturile de stoc sau pe 401. Diferențele de preț nefavorabile intră tot aici.
Vezi textul din lege
„avansurile de trezorerie justificate prin achiziția de stocuri, inclusiv diferențele de preț nefavorabile aferente (301 la 303, 308, 361, 368, 371, 381, 388, 401)”
Exemplu ilustrativ: o SRL neplătitoare de TVA dă unui angajat 2.000 lei avans. Acesta plătește în numerar o factură de marfă de 1.500 lei emisă pe numele firmei.
Acordarea avansului: 542 = 531 2.000 lei
Recepția mărfii pe factură: 371 = 401 1.500 lei
Stingerea datoriei din avans: 401 = 542 1.500 lei
Restituirea restului: 531 = 542 500 lei
Control: 2.000 - 1.500 - 500 = 0 lei sold 542
Alegeți varianta prin 401 când factura se înregistrează pe furnizor înainte de decont.
Folosiți 371 = 542 direct doar dacă nu mai înregistrați factura și pe furnizor, ca să nu dublați stocul.
Atașați la decont factura și dovada plății către furnizor.
Capcană: dacă înregistrați și 371 = 401, și 371 = 542 pentru aceeași factură, stocul apare de două ori, iar furnizorul rămâne cu sold creditor fals.