Înregistrarea unei facturi de utilități

Nu fără risc. Dacă firma, persoană impozabilă stabilită în România, primește și înregistrează o factură de utilități emisă de un furnizor stabilit în România, în relația B2B, care nu respectă art. 10 alin. (1) din OUG nr. 120/2021, riscă o amendă de 15% din valoarea totală a facturii.

Exemplu ilustrativ: o societate, persoană impozabilă stabilită în România, primește pe e-mail, doar în PDF, de la un furnizor stabilit în România, o factură de energie electrică cu valoarea totală de 2.400 lei, emisă fără respectarea art. 10 alin. (1).

• Valoarea totală a facturii: 2.400 lei
• Amenda: 2.400 lei x 15% = 360 lei

• Ce faceți concret: verificați în SPV dacă factura există și în RO e-Factura.
• Dacă factura nu apare în sistem, cereți furnizorului o factură emisă cu respectarea art. 10 alin. (1) înainte să o înregistrați.
• Înainte de înregistrare, asigurați-vă că factura a fost emisă cu respectarea art. 10 alin. (1).

Când refacturați utilitățile către o firmă chiriașă, sunteți emitentul facturii. Dacă sunteți persoană impozabilă stabilită în România și nu respectați art. 10 alin. (1) din OUG nr. 120/2021, amenda este de 15% din valoarea totală a facturii.

Exemplu ilustrativ: o societate proprietară a unui spațiu, persoană impozabilă stabilită în România, refacturează lunar către chiriaș, persoană juridică, gazul și apa, în valoare totală de 1.800 lei, printr-o factură emisă fără respectarea art. 10 alin. (1).

• Valoarea totală a facturii de refacturare: 1.800 lei
• Amenda pentru emitent: 1.800 lei x 15% = 270 lei
• Dacă chiriașul este persoană impozabilă stabilită în România, iar factura, emisă în relația B2B, nu respectă art. 10 alin. (1), primirea și înregistrarea ei îl expun, ca destinatar, la amenda de 15% de la art. 13^2 alin. (1) lit. b).

• Ce faceți concret: emiteți factura de refacturare cu respectarea art. 10 alin. (1) din OUG nr. 120/2021.
• Verificați în SPV starea fiecărei facturi transmise.
• Păstrați factura primită de la furnizorul de utilități ca document justificativ al sumei refacturate.

O operațiune economico-financiară neînregistrată în contabilitate, cum este consumul de utilități facturat, constituie contravenție. Amenda este de la 2.000 lei la 20.000 lei.

• Ce faceți concret: comparați lunar facturile de utilități primite cu cele înregistrate.
• Confruntați fișa furnizorului cu soldul comunicat de acesta.
• Înregistrați orice factură lipsă și păstrați documentul justificativ la dosarul lunii.

Potrivit reglementărilor Ministerului Finanțelor la care trimite art. 41 pct. 2 lit. c), documentele justificative se înregistrează în contabilitate în perioada la care se referă, nu neapărat în luna în care ați primit factura. Nerespectarea acestei reguli se sancționează cu amendă de la 2.000 lei la 20.000 lei.

• Ce faceți concret: citiți pe factură perioada de facturare sau de consum, nu doar data emiterii.
• Încadrați factura în luna la care se referă consumul.
• Înainte să închideți luna, verificați dacă au sosit toate facturile de utilități pentru perioada respectivă.

În principiu, da, în condițiile din reglementările Ministerului Finanțelor. Legea contabilității sancționează nerespectarea acestor reglementări privind păstrarea și arhivarea documentelor justificative și reconstituirea celor pierdute, sustrase sau distruse. Nerespectarea se sancționează cu amendă de la 2.000 lei la 20.000 lei.

• Ce faceți concret: dacă factura a fost primită prin RO e-Factura, descărcați-o din nou din SPV.
• Dacă documentul nu se mai poate obține, urmați procedura de reconstituire din reglementările Ministerului Finanțelor.
• Păstrați și arhivați factura reconstituită.

Nu. Dacă amenda pentru factura de utilități neînregistrată s-a aplicat în baza Legii contabilității nr. 82/1991, nu puteți achita jumătate din minim în 15 zile, potrivit art. LVIII din Legea nr. 296/2023.

• Ce faceți concret: la primirea procesului-verbal, verificați actul normativ în baza căruia s-a aplicat amenda pentru factura de utilități.
• Dacă temeiul este Legea contabilității, bugetați plata integrală a amenzii.
• Rețineți că, potrivit art. 42 alin. (6), amenzile se suportă de persoanele vinovate.

Dacă facturile de utilități ale exercițiului nu au fost înregistrate, situațiile financiare prezentate pot conține date eronate. Prezentarea de situații financiare cu date eronate se sancționează cu amendă de la 1.000 lei la 3.000 lei. Operațiunea neînregistrată poate fi încadrată și la art. 41 pct. 1.

• Ce faceți concret: înainte de întocmirea situațiilor financiare, verificați că facturile de utilități pentru ultima lună a exercițiului sunt înregistrate.
• Confruntați soldurile furnizorilor de utilități cu cele comunicate de aceștia.
• Dacă ați descoperit omisiunea după depunere, analizați corectarea situațiilor financiare.

La asociațiile de proprietari, contravențiile din Legea contabilității, inclusiv neînregistrarea facturilor de utilități, se constată, iar amenzile se aplică, de persoanele cu atribuții de control din cadrul consiliilor locale ale municipiilor, orașelor, comunelor și ale sectoarelor municipiului București. Pot constata și persoanele împuternicite de consiliile județene, respectiv de Consiliul General al Municipiului București.

• Ce faceți concret: înregistrați fiecare factură de utilități primită de asociație în perioada la care se referă.
• Păstrați facturile și dovezile de plată ca documente justificative.
• Pregătiți aceste documente pentru verificările făcute de controlorii consiliului local.

Amenda pentru destinatar de la art. 13^2 alin. (1) lit. b) din OUG nr. 120/2021 privește destinatarul persoană impozabilă stabilită în România care primește și înregistrează o factură emisă de un operator economic stabilit în România, în relația B2B. O factură emisă pe numele unei persoane fizice care nu este persoană impozabilă nu intră în ipoteza acestei litere. Răspunsul privește doar amenda pentru destinatar. Situația emitentului se analizează separat, potrivit lit. a).

• Ce faceți concret: verificați pe factură cine este înscris drept client, firma sau persoana fizică.
• Rețineți că încadrarea în lit. b) depinde de cine este destinatarul facturii și de natura relației, B2B sau nu.
• Dacă destinatarul este o persoană impozabilă stabilită în România, verificați că factura a fost emisă cu respectarea art. 10 alin. (1).

La societăți, amenzile din Legea contabilității se constată și se aplică de persoanele cu atribuții de inspecție fiscală și control financiar. Pot constata și alte structuri ale Ministerului Finanțelor sau ale ANAF, stabilite prin ordin. Contravențiilor de la art. 41 li se aplică OG nr. 2/2001, potrivit art. 42 alin. (7).

• Ce faceți concret: pregătiți pentru control facturile de utilități, fișele furnizorilor și dovezile de plată.
• Verificați că fiecare factură este înregistrată în perioada la care se referă.
• Corelați facturile din SPV cu cele din contabilitate.