Contabilizarea obiectelor de inventar și darea în folosință

Dacă firma aplică inventarul permanent, folosiți ambele conturi, la momente diferite. Cât timp obiectele de inventar sunt în stoc, le țineți în contul 303. Când le dați în folosință, valoarea lor trece pe cheltuieli în contul 603.

Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA cumpără scaune de birou pe factură și le dă în folosință în aceeași lună.

• Recepția: 303 = 401, cu valoarea din factură
• Darea în folosință: 603 = 303, cu aceeași valoare
• Rezultat: pentru aceste scaune, soldul contului 303 devine zero, iar valoarea lor se află în cheltuieli

• Ce faceți concret: înregistrați intrarea în 303 pe baza facturii.
• La darea în folosință, înregistrați 603 = 303.
• La final, verificați că soldul contului 303 corespunde stocului fizic rămas nedat în folosință.

Totul depinde de unde se află obiectul la momentul casării. Dacă era deja dat în folosință, valoarea lui a trecut pe cheltuieli prin 603 și în contul 303 nu mai aveți nimic de descărcat. Dacă era încă în stoc și s-a distrus, înregistrați 603 = 303. Dacă a fost distrus prin calamități, înregistrați 658 = 303.

Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA, care aplică inventarul permanent, constată în magazie obiecte de inventar nedate în folosință, deteriorate iremediabil. O inundație îi distruge alte obiecte din stoc.

• Obiecte din stoc distruse: 603 = 303, la valoarea lor de înregistrare
• Obiecte distruse prin calamitate: 658 = 303, la valoarea lor de înregistrare
• Obiecte casate după ce fuseseră date în folosință: nicio înregistrare în contul 303

• Ce faceți concret: stabiliți întâi dacă obiectul era în stoc sau deja în folosință.
• Documentați constatarea distrugerii sau a lipsei.
• Pentru obiectele din stoc, alegeți 603 sau 658, după cauza distrugerii.
• Pentru obiectele deja date în folosință, nu mai faceți nicio înregistrare în contul 303.

Obiectele primite gratuit intră în stoc prin debitul contului 303. Pentru ansamblul intrărilor din această categorie, reglementarea indică drept corespondente conturile 603 și 758. Când dați obiectele în folosință, înregistrați 603 = 303, la fel ca pentru cele cumpărate.

Textul citat nu precizează care dintre cele două conturi corespunde fiecărui tip de intrare. Corespondentul pentru bunurile primite gratuit trebuie stabilit în politicile contabile ale firmei, împreună cu contabilul.

Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA primește gratuit rafturi și le dă în folosință imediat.

• Intrarea: debit 303, în corespondență cu contul ales dintre 603 și 758 conform politicilor contabile, la valoarea stabilită pentru rafturi
• Darea în folosință: 603 = 303, cu aceeași valoare

• Ce faceți concret: obțineți documentul care atestă transmiterea gratuită.
• Stabiliți valoarea la preț de înregistrare a bunurilor.
• Înregistrați intrarea în debitul contului 303, cu corespondentul stabilit în politicile contabile, apoi 603 = 303 la darea în folosință.

La inventarul intermitent, obiectele de inventar cumpărate nu mai trec prin contul 303. Le înregistrați direct pe cheltuieli, 603 = 401. Contul 303 se debitează numai la sfârșitul perioadei.

Exemplu ilustrativ: un SRL neplătitor de TVA, care aplică inventarul intermitent, cumpără unelte de mână pe factură.

• Achiziția: 603 = 401, cu valoarea din factură
• Darea în folosință: nicio înregistrare suplimentară, pentru că valoarea este deja pe cheltuieli

• Ce faceți concret: verificați în politicile contabile ce metodă de inventar aplică firma.
• La intermitent, înregistrați factura direct 603 = 401.
• La sfârșitul perioadei, debitați contul 303 conform reglementării contabile aplicabile, cu sprijinul contabilului.

Dacă obiectele de inventar sunt evidențiate la preț standard, diferența față de costul de achiziție merge în contul 308. Diferența nefavorabilă o înregistrați 308 = 401 la intrare. Când obiectele se includ pe cheltuieli, o treceți prin 603 = 308, odată cu valoarea standard.

Exemplu ilustrativ: o societate neplătitoare de TVA, care ține obiectele de inventar la preț standard de 100 lei pe bucată, cumpără 10 bucăți la un cost total facturat de 1.100 lei.

• Intrare la preț standard: 303 = 401 1.000 lei (10 x 100 lei)
• Diferența nefavorabilă: 308 = 401 100 lei (1.100 - 1.000)
• Darea în folosință a celor 10 bucăți: 603 = 303 1.000 lei
• Diferența aferentă: 603 = 308 100 lei
• Total cheltuială în 603: 1.100 lei, egal cu costul de achiziție

• Ce faceți concret: la recepție înregistrați separat valoarea standard (303) și diferența (308).
• La fiecare includere pe cheltuieli descărcați din 308 diferența aferentă obiectelor ieșite, nu soldul întreg.
• Verificați la închiderea lunii ca soldul 308 să corespundă obiectelor rămase în stoc.

Obiectele de inventar aflate în stoc și constatate lipsă la inventariere se scot din contul 303 pe cheltuieli, prin 603 = 303, la valoarea de înregistrare.

Exemplu ilustrativ: o societate cu inventar permanent are în scriptic 8 obiecte de inventar în stoc la 150 lei bucata, iar la inventariere găsește faptic 6.

• Lipsa: 2 x 150 lei = 300 lei
• Înregistrare: 603 = 303 300 lei
• Sold rămas în 303: 6 x 150 lei = 900 lei

• Ce faceți concret: comparați listele de inventariere cu soldul analitic al contului 303, pe gestiuni.
• Înregistrați lipsa la valoarea de înregistrare, prin 603 = 303.
• Plusurile intră pe debitul 303. Sursa le grupează, alături de obiectele primite gratuit și de cele din dezmembrări, cu contrapartidele 603 și 758, fără să le separe pe cazuri.

Obiectele de inventar din stoc care ies prin donație sau sunt distruse prin calamități se scot din contul 303 prin 658 = 303, nu prin 603.

Exemplu ilustrativ: o societate cu inventar permanent donează unei asociații 4 obiecte de inventar aflate în stoc, înregistrate la 250 lei bucata.

• Valoare ieșită: 4 x 250 lei = 1.000 lei
• Înregistrare: 658 = 303 1.000 lei

• Ce faceți concret: identificați dacă obiectele erau în stoc (sold în 303) sau deja date în folosință.
• Pentru cele din stoc, întocmiți documentul de ieșire din gestiune și înregistrați 658 = 303.
• Pentru cele deja date în folosință, valoarea a trecut pe cheltuieli prin 603 și în 303 nu mai este nimic de descărcat.
• Păstrați la dosar actul de donație, respectiv documentul care constată distrugerea.

Obiectele de inventar vândute ca atare se transferă din 303 în contul de mărfuri, prin 371 = 303. La vânzare le descărcați ca pe orice marfă, prin 607 = 371.

Exemplu ilustrativ: o societate cu inventar permanent renunță la 5 obiecte de inventar nefolosite, înregistrate la 60 lei bucata, și le vinde unui client.

• Valoare de înregistrare: 5 x 60 lei = 300 lei
• Transfer: 371 = 303 300 lei
• Descărcarea gestiunii la vânzare: 607 = 371 300 lei

• Ce faceți concret: verificați că obiectele sunt încă în stoc (sold în 303), nu date în folosință.
• Înregistrați transferul 371 = 303 pentru obiectele vândute ca atare.
• Emiteți factura și înregistrați venitul ca la o vânzare de mărfuri.
• Descărcați gestiunea prin 607 = 371 la aceeași valoare.

Obiectele de inventar proprii trimise în custodie sau la prelucrare la terți trec din 303 în contul 351, prin 351 = 303. Le readuceți prin 303 = 351, iar pe cele consumate la terți le treceți pe cheltuieli prin 603 = 351.

Exemplu ilustrativ: o societate cu inventar permanent trimite în custodie la un depozit terț obiecte de inventar de 2.000 lei. Primește înapoi obiecte de 1.200 lei, iar pe cele de 800 lei rămase la terț le include pe cheltuieli.

• Trimitere: 351 = 303 2.000 lei
• Revenire: 303 = 351 1.200 lei
• Incluse pe cheltuieli la terț: 603 = 351 800 lei
• Sold 351: 2.000 - 1.200 - 800 = 0 lei

• Ce faceți concret: întocmiți documentul de predare către terț și înregistrați 351 = 303.
• Urmăriți analitic, pe fiecare terț, obiectele aflate la acesta.
• La inventariere, confirmați cu terțul cantitățile deținute.

Obiectele de inventar aduse de asociați ca aport în natură intră în stoc prin 303 = 456, la valoarea de înregistrare. Când le dați în folosință, le treceți pe cheltuieli prin 603 = 303.

Exemplu ilustrativ: la majorarea capitalului unui SRL, un asociat aduce ca aport în natură mobilier mărunt evaluat la 1.500 lei, pe care societatea îl tratează ca obiecte de inventar.

• Intrare din aport: 303 = 456 1.500 lei
• Dare în folosință: 603 = 303 1.500 lei

• Ce faceți concret: preluați valoarea din documentele aportului și întocmiți recepția pe gestiune.
• Înregistrați 303 = 456 la valoarea de înregistrare.
• Folosiți contul 456 drept corespondent al intrării din aport, așa cum indică reglementarea.
• La predarea în folosință, înregistrați 603 = 303.