Facturi nesosite: recepție marfă pe aviz

Datoria față de furnizorii de la care ați primit bunuri sau servicii fără factură se înregistrează în contul 408 "Furnizori - facturi nesosite". Este un cont de pasiv, iar soldul lui arată cât datorați furnizorilor de la care nu ați primit încă factura.

• Ce faceți concret: folosiți contul 408 numai pentru bunurile și serviciile primite pentru care factura nu a sosit.
• Urmăriți soldul contului 408 pe fiecare furnizor, ca să vedeți ce sume datorați pentru livrări încă nefacturate.
• Verificați periodic dacă facturile așteptate au sosit, ca soldul să cuprindă doar datoriile încă nefacturate.

Pentru un serviciu prestat deja, dar nefacturat, debitați contul de cheltuieli potrivit dintre cele enumerate în creditul contului 408 (de exemplu 611 la 626 sau 628) și creditați 408. Când factura sosește, debitați 408 și creditați 401 (408 = 401).

• Ce faceți concret: la prestarea serviciului fără factură, înregistrați cheltuiela în contul potrivit naturii ei (de exemplu 611 la 626 sau 628) = 408.
• La sosirea facturii, înregistrați 408 = 401 pentru valoarea facturii sosite.
• Verificați că, după primirea facturii, în contul 408 nu rămâne sold pentru acel furnizor.

Ciclul complet are trei momente. La recepția pe aviz creditați 408. Când sosește factura, mutați datoria din 408 în 401. La plată debitați 401 prin contul de bancă.

Exemplu ilustrativ: un SRL plătitor de TVA primește pe aviz mărfuri de 10.000 lei, cu TVA de 2.100 lei înscrisă în document. Factura sosește luna următoare, iar plata se face prin bancă.

• Recepție pe aviz: 371 = 408: 10.000 lei
• TVA neexigibilă: 4428 = 408: 2.100 lei
• Sosirea facturii: 408 = 401: 12.100 lei
• Trecerea TVA din 4428 în 4426 (4426 = 4428): 2.100 lei; momentul deducerii se stabilește potrivit legislației TVA, necitată aici
• Plata: 401 = 5121: 12.100 lei

Ce faceți concret:

• Înregistrați recepția la data avizului, nu la data facturii.
• La sosirea facturii, comparați valoarea ei cu cea din aviz înainte de a stinge 408.
• Verificați ca soldul 408 pentru acel furnizor să fie zero după închiderea ciclului.

Pentru materiale consumabile primite pe aviz, nota contabilă este 302 = 408 pentru valoare și 4428 = 408 pentru TVA. Când sosește factura, înregistrați 408 = 401. Pentru obiecte de inventar folosiți 303 în loc de 302.

Exemplu ilustrativ: un SRL plătitor de TVA primește pe aviz materiale consumabile de 3.000 lei, cu TVA de 630 lei înscrisă în document.

• 302 = 408: 3.000 lei
• 4428 = 408: 630 lei
• La sosirea facturii: 408 = 401: 3.630 lei
• Trecerea TVA din 4428 în 4426 (4426 = 4428): 630 lei; momentul deducerii se stabilește potrivit legislației TVA, necitată aici

Ce faceți concret:

• Identificați natura bunului din aviz (materie primă, material consumabil, obiect de inventar) și alegeți contul de stoc potrivit.
• Înregistrați nota contabilă la data recepției.
• La sosirea facturii, stingeți 408 pe furnizor și pe document.

Datoria în valută din 408 se reevaluează la finele lunii și la primirea facturii. Diferența nefavorabilă se înregistrează 665 = 408, iar cea favorabilă 408 = 765.

Exemplu ilustrativ: un SRL primește pe aviz mărfuri de 1.000 EUR de la un furnizor extern. Cursul este 4,97 lei la recepție, 4,95 lei la finele lunii și 5,00 lei la sosirea facturii (cursuri ilustrative).

• Recepție: 371 = 408: 4.970 lei
• Finele lunii: 408 = 765: 20 lei (sold 4.950 lei)
• Sosirea facturii: 665 = 408: 50 lei (sold 5.000 lei)
• 408 = 401: 5.000 lei

Ce faceți concret:

• Țineți soldul 408 și în valută, pe furnizor.
• La fiecare final de lună, reevaluați soldurile 408 rămase deschise.
• La sosirea facturii, calculați diferența față de ultima valoare în lei, apoi transferați în 401.

Când datoria este în lei, dar se decontează la cursul unei valute, diferențele se înregistrează pe 668 (nefavorabile) și 768 (favorabile), nu pe 665 sau 765.

Exemplu ilustrativ: un SRL primește pe aviz mărfuri al căror preț din contract este echivalentul a 1.000 EUR, plătibil în lei. Cursul este 4,97 lei la recepție și 5,02 lei la sosirea facturii (cursuri ilustrative, valori fără TVA).

• Recepție: 371 = 408: 4.970 lei
• Sosirea facturii: 668 = 408: 50 lei
• 408 = 401: 5.020 lei

Ce faceți concret:

• Marcați în evidență furnizorii cu clauză de plată la curs, separat de datoriile în valută.
• La sosirea facturii, comparați valoarea în lei cu cea din 408 și înregistrați diferența pe 668 sau 768.
• La închiderea exercițiului, evaluați soldurile 408 rămase deschise.

Dacă eroarea privește un exercițiu precedent și este constatată în exercițiul curent, rezultatul nefavorabil se înregistrează 117 = 408. Datoria apare astfel în 408 fără să afecteze cheltuielile anului curent.

Exemplu ilustrativ: un SRL a primit în exercițiul precedent mărfuri pe aviz de 8.000 lei, vândute tot atunci, dar avizul nu a fost înregistrat. Eroarea se constată anul acesta (valori fără TVA).

• Corectarea erorii: 117 = 408: 8.000 lei
• Sosirea facturii: 408 = 401: 8.000 lei

Ce faceți concret:

• Documentați eroarea: avizul, data recepției și dovada ieșirii mărfii.
• Pentru corecția unei erori aferente exercițiului precedent, folosiți corespondența 117 = 408 prevăzută în funcțiunea contului 408 și verificați politicile contabile ale entității privind corectarea erorilor.
• Analizați separat tratamentul TVA pentru perioada în care a avut loc operațiunea.

Da, ambalajele achiziționate și primite fără factură se înregistrează 381 = 408, separat de marfă. Ambalajele care circulă în sistem de restituire și sunt facturate de furnizor urmează alt traseu, prin 409.

Exemplu ilustrativ: un SRL plătitor de TVA primește pe aviz mărfuri de 5.000 lei și paleți cumpărați de 400 lei.

• 371 = 408: 5.000 lei
• 381 = 408: 400 lei
• TVA din aviz: 4428 = 408, la valoarea înscrisă în document
• La sosirea facturii: 408 = 401 pentru totalul facturii

Ce faceți concret:

• Verificați pe aviz dacă ambalajele sunt vândute sau doar circulă în sistem de restituire.
• Înregistrați separat valoarea mărfii și pe cea a ambalajelor cumpărate.
• Pentru ambalajele returnabile, urmăriți documentul de facturare al furnizorului.

Deținerea de active și datorii neînregistrate în contabilitate este contravenție și se sancționează cu amendă de la 2.000 lei la 20.000 lei. Marfa din stoc și datoria față de furnizor sunt astfel de elemente.

Ce faceți concret:

• Înregistrați recepția pe aviz în luna în care marfa a intrat în gestiune (371 = 408).
• La finalul lunii, comparați avizele primite cu soldul 408 pe furnizori.
• Verificați că marfa din gestiune se regăsește integral în 371.
• Păstrați avizul și documentul de recepție împreună cu factura sosită ulterior.

Pe lângă 371 = 408 la cost de achiziție, încărcați în 371 adaosul comercial (371 = 378) și TVA neexigibilă inclusă în prețul de vânzare (371 = 4428).

Exemplu ilustrativ: un SRL plătitor de TVA, cu magazin, primește pe aviz mărfuri cu cost de achiziție de 1.000 lei și aplică un adaos de 300 lei.

• Cost: 371 = 408: 1.000 lei
• TVA din aviz: 4428 = 408, la valoarea înscrisă în document
• Adaos: 371 = 378: 300 lei
• TVA inclusă în prețul de vânzare: 371 = 4428, calculată asupra valorii de 1.300 lei
• La sosirea facturii: 408 = 401

Ce faceți concret:

• La recepția mărfii, stabiliți prețul de vânzare cu amănuntul pe baza căruia înregistrați adaosul (378) și TVA neexigibilă (4428).
• Separați în 4428 TVA de achiziție din aviz de TVA neexigibilă inclusă în prețul de raft.
• La sosirea facturii, dacă prețul diferă de aviz, recalculați adaosul înainte de vânzare.