Avans furnizor: contabilizarea avansului acordat

Ciclul are trei momente: factura de avans (409 = 401 și 4426 = 401), plata (401 = 5121) și factura finală (371 = 401 și 4426 = 401). La factura finală regularizați avansul (401 = 409) și stornați TVA aferentă avansului.

Exemplu ilustrativ: un SRL plătitor de TVA dă un avans de 10.000 lei fără TVA pentru mărfuri de 30.000 lei fără TVA. TVA se preia din fiecare factură, la valoarea înscrisă de furnizor.

• Factura de avans: 409 = 401 cu 10.000 lei; 4426 = 401 cu TVA din factură
• Plata: 401 = 5121 cu 10.000 lei plus TVA din factura de avans
• Factura finală: 371 = 401 cu 30.000 lei; 4426 = 401 cu TVA din factură
• Regularizare: 401 = 409 cu 10.000 lei; stornare TVA avans: 4426 = 401 în roșu
• Rest de plată: 30.000 - 10.000 = 20.000 lei, plus diferența de TVA

• Ce faceți concret: verificați pe factura finală linia de stornare a avansului
• Închideți soldul 409 pe furnizor după regularizare
• Comparați soldul 401 cu suma rămasă de plată

Avansul acordat se înregistrează în debitul contului 409 „Furnizori - debitori”, prin 401: 409 = 401. Plata din bancă se înregistrează 401 = 5121.

Exemplu ilustrativ: un SRL plătește din bancă un avans de 5.000 lei unui furnizor de servicii neplătitor de TVA, pe baza facturii de avans.

• 409 = 401: 5.000 lei
• 401 = 5121: 5.000 lei
• Rezultat: 409 debitor 5.000 lei, 401 sold zero pe acest furnizor

• Ce faceți concret: deschideți analitic pe furnizor în 409, la fel ca în 401
• Atașați extrasul de cont și documentul avansului
• Puteți confirma periodic soldul 409 cu furnizorul

La primirea facturii de avans debitați 409 cu baza și 4426 cu TVA, ambele în corespondență cu 401: 409 = 401 și 4426 = 401.

Exemplu ilustrativ: un SRL plătitor de TVA primește o factură de avans de 8.000 lei fără TVA, plus TVA înscrisă de furnizor.

• 409 = 401: 8.000 lei
• 4426 = 401: TVA din factură
• Datorie în 401: 8.000 lei plus TVA din factură

• Ce faceți concret: verificați că documentul este factură de avans, nu de livrare
• Înregistrați-o pe analiticul furnizorului
• Rețineți numărul facturii; vă ajută să verificați stornarea avansului la factura finală

Debitați tot 401. Din casierie: 401 = 5311. Dacă plătește un angajat din avansul spre decontare: 401 = 542.

Exemplu ilustrativ: un SRL plătitor de TVA dă unui angajat 2.000 lei avans spre decontare, iar acesta achită furnizorului un avans de 2.000 lei pentru materiale.

• Factura de avans: 409 = 401 cu baza; 4426 = 401 cu TVA din factură
• Plata făcută de angajat: 401 = 542 cu 2.000 lei

• Ce faceți concret: cereți chitanța care dovedește plata către furnizor
• Atașați-o la decontul angajatului
• Verificați că suma plătită coincide cu totalul facturii de avans

Înregistrați plata 401 = 5121; contul 401 rămâne temporar cu sold debitor pe furnizor. Când primiți factura de avans, înregistrați 409 = 401 și 4426 = 401. Contul 4426 se debitează cu TVA deductibilă potrivit legii; condițiile de deducere nu sunt redate pe această pagină.

• Ce faceți concret: la plată înregistrați 401 = 5121 pe analiticul furnizorului
• Solicitați furnizorului factura de avans
• La primire: 409 = 401 cu baza și 4426 = 401 cu TVA din factură; soldul 401 se închide
• Notați în explicația plății contractul sau comanda

Pentru imobilizări folosiți 404 „Furnizori de imobilizări”: avansul se înregistrează 409 = 404, iar la regularizare 404 = 409.

Exemplu ilustrativ: un SRL plătitor de TVA dă un avans de 20.000 lei fără TVA pentru un utilaj de 60.000 lei fără TVA.

• Factura de avans: 409 = 404 cu 20.000 lei; 4426 = 404 cu TVA din factură
• Plata: 404 = 5121 (funcțiunea debitului contului 404 nu este redată pe această pagină)
• Factura finală: contul de imobilizare = 404 cu 60.000 lei; 4426 = 404 cu TVA din factură
• Regularizare: 404 = 409 cu 20.000 lei și stornarea TVA din avans; rest 40.000 lei plus diferența de TVA

• Ce faceți concret: țineți furnizorul în 404 de la primul document
• Regularizați avansul la data facturii finale

Ambalajele în sistem de restituire se înregistrează ca creanță în 409 (409 = 401). Ies din 409 la restituire (401 = 409), la degradare (608 = 409) sau când le rețineți în stoc (381 = 409).

Exemplu ilustrativ: un SRL primește 50 de lăzi restituibile facturate cu 1.000 lei; restituie 40, 5 sunt degradate, 5 le reține.

• Facturare: 409 = 401 cu 1.000 lei
• Restituire: 401 = 409 cu 800 lei
• Degradate: 608 = 409 cu 100 lei
• Reținute: 381 = 409 cu 100 lei
• Sold 409: 1.000 - 800 - 100 - 100 = 0 lei

• Ce faceți concret: țineți evidența cantitativă a ambalajelor primite și returnate
• Separați în analitic ambalajele de avansuri

O plată în avans care nu apare în contabilitate poate constitui contravenția de efectuare a unor operațiuni neînregistrate în contabilitate, sancționată cu amendă de la 2.000 lei la 20.000 lei.

• Ce faceți concret: comparați lunar extrasele de cont cu fișele 401 și 409
• Înregistrați orice plată către furnizor, chiar fără factură, în perioada în care s-a făcut
• Puteți confirma periodic soldurile 409 cu furnizorii

Destinatarul, persoană impozabilă stabilită în România, care primește și înregistrează o factură B2B emisă de un operator economic stabilit în România fără respectarea art. 10 alin. (1) din OUG nr. 120/2021 riscă o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii, inclusiv pentru o factură de avans.

Exemplu ilustrativ: un SRL primește de la un furnizor român o factură de avans cu valoarea totală de 10.000 lei, emisă fără respectarea art. 10 alin. (1).

• Amendă: 10.000 x 15% = 1.500 lei

• Ce faceți concret: înainte de 409 = 401, verificați dacă factura de avans respectă art. 10 alin. (1) din OUG nr. 120/2021, al cărui text nu este redat aici
• Dacă aveți dubii, clarificați cu furnizorul cum a fost emisă factura
• Înregistrați plata efectuată către furnizor (401 = 5121) în perioada în care s-a făcut; înregistrarea facturii primite fără respectarea art. 10 alin. (1) este chiar fapta sancționată la art. 13^2 alin. (1) lit. b)